6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 3. Az iratok levéltári átadása

(0-6) magát a selejtezési jelet, amik egy-egy irattári témán (tételen) belül nem mindig azonosak valamennyi szinten. (Például: „Tartási, életjáradéki és öröklési szerződések ügyei"-nek a fővárosnál és a megyéknél (I., II. szint) a selejtezési jele 2 (vagyis 5 évig kell az iratokat őrizni), a többi szinten 5 (tehát az iratok 30 évig őrizendők). E rendszernek az az előnye, hogy egyrészt ott kell legtovább őrizni az iratokat, ahol azok keletkeznek, másrészt segít megoldani az ún. tükröződő (a kiadó szerv által több helyre megküldött, azonos tartalmú) iratok problémáját azzal, hogy azokat nem kell minden szinten megőrizni. A selejtezésről készült jegyzőkönyvet az illetékes levéltárnak kell jóváhagyni. A levéltár a jóváhagyást elvégezheti csupán a jegyzőkönyv alapján, de jogában áll helyszínen szúrópróbaszerű vizsgálat során meggyőződni arról, hogy levéltári anyag nem került-e selejtezésre. A selejtezés ellenőrzését követően a jegyzőkönyvekre a következő jóváhagyó záradékot kell rávezetni: „A jegyzőkönyv szerint kiselejtezésre javasolt iratok nem minősülnek levéltári anyagnak. Kiselejtezhetők." Ha egyes iratok kiselejtezését a levéltáros nem hagyja jóvá, a záradékban a kivételeket fel kell sorolni. A záradékot a levéltár igazgatója vagy az általa megbízott levéltáros írja alá, ellátja a levéltár pecsétjével, s az így záradékolt jegyzőkönyv egy példányát megküldi az iratképző szervnek. Csak a selejtezés levéltári jóváhagyása után kerülhet sor a kiselejtezésre ítélt iratok fizikai megsemmisítésére. C) Az 1995. évi LXVI. törvény hatálybalépése után keletkezett iratok selejtezése az eddig ismertetett szabályok szerint történik. A törvény, mint láttuk, csak új iratkezelési szabályok készítéséről rendelkezik, maga az irattári terv alapján történő selejtezési eljárás változatlan. Vonatkozik ez a 2000. január 1. után keletkezett önkormányzati iratokra is. 3. AZ IRATOK LEVÉLTÁRI ÁTADÁSA A maradandó értékű irat fogalma, levéltárba adásának és megőrzésének célja Az iratok levéltárba adásának alapelveit, annak fő szabályait az 1995. évi LXVI. törvény határozza meg, minthogy a levéltári anyag nélkülözhetetlen a történeti múlt megismeréséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához, az állampolgári jogok érvényesítéséhez, s mint ilyen más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatokat