6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

A kiselejtezés tényét az iktatott iratok esetében kötelező az iktatókönyv megfelelő rovatába bejelölni „S"-jellel. A nem iktatott iratoknál ugyanezt a jelet a már említett irattári nyilvántartásba szükséges bevezetni. A tanácsi szakigazgatási szervek 1974. január 1-je előtt keletkezett iratainak selejtezése az 1/1960. (TK 10.) KE utasítás rendelkezései és ügykörjegyzékei alapján történik az eddig felsorolt általános szabályoknak megfelelően, de a kiselejtezett, valamint a szervnél visszamaradott iratokról jegyzéket is kell készíteni. A selejtezés tényének rögzítésével lényegében lezárul a selejtezés irattári munkája. Ezt követően a selejtezési felelős a munkáról, annak minden lényeges mozzanatáról jegyzőkönyvet vesz fel két példányban, amelyet a munkában részt vevő minden személy aláír. A jegyzőkönyvnek az alábbi adatokat kell tartalmaznia: - a szerv neve; - a selejtezést végző és azt a szerv részéről ellenőrző személyek neve; - a selejtezés megkezdésének és befejezésének időpontja; - az iratok elbírálásához alapul vett jogszabály címe, száma; - a selejtezés alá vett fond, állag(ok), a szerv és a szervezeti egység(ek) címe, évköre, terjedelme, - a kiselejtezett iratanyag csoportjainak címe, évköre, terjedelme. (A cím iktatott iratoknál osztott iratkezelés esetén a szervezeti egység nevét és az iktatószámok felsorolását jelenti. Tárgyilag rendezett iratok selejtezéséről készültjegyzőkönyvben a tárgyi csoportok címe szerepel.) - a selejtezésért felelős személy aláírását és nyilatkozatát arról, hogy az iratselejtezési utasítás szerint járt el. A jegyzőkönyv mindkét — beiktatott — példányát az illetékes levéltárnak kell jóváhagyásra megküldeni. A fentieket már csak selejtezés történeti okokból ismertettük ilyen hosszan. Hiszen e tankönyv megjelenésének idejére az irattárakból már eltűntek az 1972 előtti iratok. B) Az 1972. január 1-je után keletkezett iratok selejtezése Ennek módját az 1969. évi 27. tvr. alapján készült iratkezelési szabályzatok írják elő. Mint tudjuk, a már ismertetett eljáráshoz képest alapvető változást az jelenti, hogy az iratokat az ügyintézés során, de legkésőbb az irattárba helyezés előtt az irattári terv megfelelő tételébe kell besorolni. A tételekbe, mivel azok azonos tárgyú iratok együtte-