6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

sét jelentik, csak azonos időtartamú irattári megőrzést igénylő iratok kerülhetnek. Ennek megfelelően az irattári tervek alapján történő selejtezési eljárások jóval egyszerűbbek és egyértelműbbek, mint az ügykörjegyzékek alapján történők. A selejtezés két helyen történik általában: - Az első selejtezés a kézi irattárban, ahol az 1-5 évig megőrzendő iratokat kell kiselejtezni a központi irattárba történő átadás előtt. A kézi irattárban általában teljes tételek kiselejtezésére kerül sor. - A központi irattárnak átadott tartósabb megőrzést igénylő iratok selejtezését az irattári tervben meghatározott őrzési idő letelte után — általában ötévenként — kell lebonyolítani. A selejtezésről, annak megkezdése előtt 30 nappal értesíteni kell az illetékes levéltárat. A levéltár kiküldötte a kiselejtezhető iratok közül akár egyes iratokat, akár iratcsomókat (dobozokat) kiemelhet abból a célból, hogy azt a levéltár őrizze. Abban az esetben, ha a kiselejtezhető irattári tételbe tévedésből olyan iratok is bekerültek, amelyek őrzési ideje még nem járt le, azokat nem szabad selejtezni. A selejtezés megtörténtét az iktatókönyvbe nem szükséges bejegyezni, ha az irattári tételszám bejegyzése megtörtént. A selejtezésről az 1969-es jogszabály értelmében is selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni (2 példányban). A jegyzőkönyv ugyanazokat az adatokat tartalmazza, mint az 1972 előtti eljárásnál felvett dokumentum azzal az eltéréssel, hogy az iratok felsorolásánál rendező elv a tételszám, a tétel címe (tárgya), a tételbe tartozó iratok évköre és mennyisége. Amennyiben nem egész tételt selejtezünk ki — s a központi irattárban általában így történik —, fel kell sorolni a kiselejtezett iratok iktatószámát is. Példa: Selejtezési jegyzőkönyv Készült 1996. július l-jén az Ipari és Kereskedelmi Minisztérium Központi Irattárában A selejtezést végzők neve: ellenőrizte: A selejtezés megkezdve: 1996. május 15. befejezve: 1996. július 1. Az alapul vett jogszabály: Tü-307/1985. sz. utasítás