6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

Magát a selejtezési eljárást, annak szabályait, menetét, rendjét egy adott iratképző szerv vonatkozásában e jogszabályok által kötelezővé tett iratkezelési szabályzatnak kell tartalmaznia, s az irattári tételek címeit, azok rendszerét az iratkezelési szabályzat mellékletét képező irattári tervnek. Egy irattári tételbe az azonos tárgyú, tárgykörű iratok tartoznak, s ezeket az iratképző szerv ügyköreinek és szervezetének figyelembevételével úgy kell kialakítani, hogy azok az ügyvitel gyakorlati érdekeit szolgálják és az iratselejtezést megkönnyítsék. Ebből következően az azonos irattári tételbe tartozó iratoknak azonos az őrzési ideje. Az irattári tervnek az adott iratképző iratait tételekbe sorolva szisztematikusan kell felsorolnia olymódon, hogy az irattári terv a következő rovatokból áll: tételszám, a tétel címe (tárgya), az őrzési idő, s a levéltárba adás ideje (maradandó értékű iratoknál). E jogszabályok selejtezési előírásai az eddigieknél jobban biztosították a maradandó érték védelmét, mert előírták az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek levéltári jóváhagyását. A levéltári törvényerejű rendelet az iratselejtezés tekintetében az 1972. január 1-je után keletkezett, illetve az iratkezelési szabályzatok elkészülte utáni iratokra vonatkozott. Mint arról a korábbiakban is szó volt, a tanácsi szervek iratanyagának kezelésére és selejtezésére az 1/1982. (TK 5.) MT TH utasítással és a 2/1984. (TK 28.) MTTH utasítás (Ügyiratkezelési Szabályzat) vonatkozott. Ennek témánk szempontjából lényege, hogy az iratok egy-egy tételen belüli őrzési idejét az irattári selejtezési időt mutató része, a selejtezési jel határozza meg: Selejtezési jel Selejtezési idő (év) 1 2 2 5 3 10 4 15 5 30 6 75 0 nem selejtezhető Az 1996. január l-jén hatályba lépett, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény változatlanul előírja, hogy az ügyintézés során a selejtezhető, valamint a maradandó értékű, s ezért nem selejtezhető iratokat az irattári terv megfelelő tételébe besorolni, a tétel jelét az iraton feltüntetni