6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

és azt a nyilvántartásba (iktatókönyv vagy számítógépes nyilvántartás) bejegyezni szükséges. Kötelezővé teszi továbbá, hogy az iratképző irattári anyagának selejtezhető részét, az irattári tervben jelölt őrzési idő letelte után az illetékes közlevéltár engedélyével selejtezze ki, illetőleg a nem selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratokat adja át a levéltárnak. A követelmények részletes szabályait a közfeladatot ellátó szerv által készített egyedi vagy a részére kötelezően előírt egységes iratkezelési szabályzat és irattári terv tartalmazza. A történeti érték meghatározása Mielőtt a selejtezési munka gyakorlati végrehajtásának menetét ismertetnénk részletesen, néhány szót kell ejtenünk olyan kérdésekről, amelyek elsősorban a levéltári és nem az irattári selejtezés során keletkeznek, illetőleg amelyekben dönteni nem az iratkezelő-irattáros feladata. Ezek: - a maradandó (1995 előtti történeti) érték meghatározásának problematikája, valamint - a selejtezés szintjei. A selejtezés, mint jeleztük, rendkívül felelősségteljes munka, amit csak a legnagyobb körültekintéssel szabad végezni. Hiszen az az iratanyag, amit fizikailag megsemmisítünk, örökre elveszik nemcsak az ügyviteli tevékenység, hanem a tudományos kutatás számára is. Ezért szükséges, hogy az iratértékelés gondos és körültekintő tudományos felkészültséggel történjék. A selejtezés során, mint a fejezet elején már írtuk, azt vizsgáljuk, hogy az iratnak van-e maradandó (történeti) értéke vagy nincs. Ahhoz, hogy a kérdésre válaszolni tudjunk, ismernünk kell az irat maradandó értékét meghatározó kritériumokat. Mindenekelőtt az irat tartalma, a benne foglalt adatok (információk) mennyisége és/vagy egyedisége. Minden iratképző szerv iratanyagában — fondjában — elsősorban azokat a dokumentumokat célszerű megőrizni, amelyek az illető szerv feladataira, működésére, tevékenységére vonatkoznak, továbbá azok az iratok a legértékesebbek, amelyek csak a kérdéses fondban vagy a legteljesebben csak ott találhatók meg. Az iratértékelés szempontjai közé soroljuk az iratképző szerv vagy személy fontosságát is, és a mérlegelésnél, döntésnél tekintetbe veendő az irat hordozó anyaga, megjelenési formája, végül az irat életkora is.