6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

zők alá- fölérendelt viszonyát és az iratoknak ebből következő tükröződését, továbbá, hogy az 5 éves igen rövid megőrzési idő miatt feleslegesen sok irat került a levéltárakba, végül, hogy az ügykörjegyzékek viszonylag rövid idő alatt elavultak. A korábbiakban említett 45/1958. (VII. 30.) Korm. rendelet és a végrehajtására kiadott tárcaszintű utasítások az 1969 előtt keletkezett iratok kezelésére és selejtezésének módjára vonatkozóan ma is érvényben vannak. Ez a jogszabály tulajdonképpen az 195l-es kormányrendelet hiányosságait és problémáit szüntette meg, miközben részletesen szabályozta a selejtezési munka megszervezését, végrehajtását és ellenőrzését. Az irattári őrzési időt 10 évben állapította meg, és előírta, hogy legalább 3 évenként selejtezni kell. A végrehajtási utasítások mellékletét két ügykörjegyzék alkotta. Az I. számú ügykörjegyzékek a 10 évnél hosszabb őrzési időt igénylő, illetőleg nem selejtezhető iratokra vonatkoztak, a II. számúak pedig a 10 évnél rövidebb (1, 2, 3, 5, 8 éves) tárolás után selejtezhető iratok ügyköreit tartalmazták. Az ügykörjegyzékek azonban továbbra is egy-egy szakterület egészére vonatkozóan sorolták fel az ügyköröket, s így az irattükröződés problémája változatlanul megoldatlan maradt. A végrehajtási utasítások részletesen felsorolták azokat a tartalmi szempontokat is, amelyeket az iratok kiválogatásakor figyelembe kellett venni, s amelyek nem selejtezhetőek (így például az iratképző szerv működésére, szervezetére, fejlődésére vonatkozó alapvető fontosságú iratok, műszaki leírások, műszaki gyártási és gyári tervek, a fontos történeti eseményeket rögzítő vagy történelmi személyekre vonatkozó, eredeti aláírással ellátott iratok. Az 1867-ben vagy az ezt megelőző években, továbbá az 1949ben, az 1944-1945-ben keletkezett iratokat teljes egészükben megőrizendőnek nyilvánították. Az említett éveket „védett évek"-nek nevezzük.) A tanácsi szervek iratanyagának selejtezésére az 1/1960. (TK 10.) KE számú utasítás rendelkezési és ügykörjegyzékei vonatkoztak, amelyek nem tértek el az általános szabályoktól. A következő nagy horderejű szabályozást a levéltárakról és a levéltári anyag védelméről szóló 1969. évi 27. tvr. és a végrehajtási utasítása, a 30/1969. (IX. 2.) Korm. rendelet, valamint az iratkezelésről szóló minisztertanácsi irányelv jelentette. Lényeges új elem a szabályozásban, hogy az ügyintézés során keletkezett iratokat az ügyvitel és az iratvédelem igényeinek megfelelően kell tárolni. A fenti rendelkezések kötelezővé tették az iratok tételekbe sorolását, ami azt jelentette, hogy az iratok értékelését már az ügyintézés során, az iratoknak irattárba kerülése előtt el kell végezni.