6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

A beérkezett számlák eredeti példányait könyvelés után a szállítók betűrendjében, azon belül időrendben célszerű lerakni. A tárolási módok közül az iratrendezők használják az álló iratgyűjtőket és a fektetett dobozokat is. A kimenő számlák másolatait legcélszerűbb a vevők betűrendjében, ezen belül emelkedő számsorban rendezni. A tárolóeszközök közül itt is az iratgyűjtők és a dobozok a legalkalmasabbak. A pénztári bizonylatokat a kiadás és bevétel időpontja szerint, azon belül a napi tételek száma alapján kell rendezni. A tárolás szokásos eszközei a borítékok, amelyeket zsineggel átkötve, csomók formájában tárolnak. A visszakeresés megkönnyítése céljából alkalmazhatók A/5-ös méretű gyorsfűzők is, amelyekben több nap anyaga elfér. A számlák mérete általában az A/5-ös nagyságnak felel meg. Az ennél kisebb bizonylatokat (pl. bevételi és kiadási pénztárbizonylatok) célszerű A/5-ös lapokra felragasztani, és ilyenkor a többi számla között tárolhatók. A bankbizonylatokat (kivonatokat) azok kelte szerint, a kivonathoz tartozó mellékleteket a szereplő adatok sorrendjében kell rendezni. Tárolásra szintén az AJ5-ös gyorsfűzők vagy dossziék felelnek meg. A vegyes könyvelési bizonylatok sorába a különféle terhelő levelek, nyilvántartások, belső könyvelési utasítások tartoznak. A terhelő leveleket címzett szerint, a belső utasításokat iktatószámok szerint kell rendezni, lehetőleg iratgyűjtőkben vagy dobozokban. Az anyag- készárú-, félkészáru bizonylatok leggyakoribb tárolási módjai a könyvelésben a következők: - anyagbevételezésnél - sorba rakva - anyagkivételezésnél - munkaszámonként, költségviselőnként - félkészáru bevételezésnél kivételezésnél- ^^^^ munkaszámonként, , . , , , , , •—" gyártmányonként - készáru bevételezésnél - ~" A könyvelési naplókat fajtánként, ezen belül beszámolási időszakok (félév, év) szerint célszerű csoportosítani. A táblázatok, kimutatások A/4-es formátumra összehajthatok, és csomóban, dobozban időrendben őrizhetők. A könyvelési munkában ma már nagy segítség a számítógép. A gépi könyvelésnél keletkezett számlalapokat méretüknek megfelelő gyűjtőkben vagy fedőlemezek között lehet elhelyezni, és őrzési szempontból azonos elbírálás alá esnek, mint a hagyományos dokumentumok. Valamennyi felsorolt alkalmazása a leggyakoribb, azonban ezek igen sok helyet foglalnak el. így gyakran