6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

dokurnentumfájtánál - ha azok irattári tervben szerepeinek - az irattári tételszámot a raktári csomagolóeszközökön (ládákon, dobozokon, tasakokon stb.) kell feltüntetni. Speciális iratok rendezése Telex, telefax dokumentumai A megnevezett berendezésekkel rendelkező intézmények külön szabályzatot dolgoznak ki a telex és a telefax használatára, mely szabályzatnak tartalmaznia kell a keletkezett dokumentumok kezelésére vonatkozó rendelkezéseket is. Altalános szabályként mondható ki az, hogy a fenti gépi berendezéseken érkezett beadványokat, átiratokat, utasításokat, stb. az ügykezelés során úgy kell tekinteni, mintha közönséges iratok lennének. A telefaxon érkező iratot az ügyintézés előtt át kell xeroxozni. Amennyiben a válaszlevél szintén e berendezéseken megy ki az intézményből, akkor annak a másolatát kell csatolni az ügyirathoz. A nagyobb mennyiségű telexet, ha azonos típusú ügyekre vonatkoznak - speciális alakjuk miatt - külön is szokták kezelni az irattárakban. Ez esetben darabszintű rendezés szükséges. A gyártók műszaki dokumentumai Nemcsak építkezések alkalmával keletkeznek műszaki dokumentumok, hanem különféle gépek, alkatrészek, használati tárgyak, berendezések, stb. gyártásánál is. így a termelővállalatok iratanyagának is jelentős részét képezik a műszaki iratanyagok. Ezek a műszaki iratanyagok irattípusonként három csoportra oszthatók: - művelettervek, - költségvetések, - műszaki rajzok. Tervrajzok, terviratok, térképek Az egyes létesítmények terveit a tervezők és a kivitelezők rendeltetésszerűen kialakított tervtárakban őrzik. Ilyen dokumentumokra azonban nem csak az építés irányításában van szükség, hanem megtartják azokat a létesítmények tulajdonosai, beruházói, üzemeltetői, sőt az engedélyező hatóságok is. Ma már a korszerű másolási technika lehetővé teszi, hogy a fenti anyagok kellő számban rendelkezésre álljanak. Általában az a gyakorlat alakult ki, hogy a tervezők pauzpapíron készült rajzokat alakjuk miatt külön tárolják, míg a szalagos irományfedéllel összekötött csomókban helyezik el a terviratokat. A pauzrajzok egy-egy másolatát a csomókban is elhelyezik, hogy teljes legyen a