6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

mérvek nem segítenek, az iratokat tartalmuk alapján, a fondképző hatáskörének megfelelően kell megállapítani. Az alapszinten rendezett anyaghoz külön segédlet nem készül, azonban az irattári törzskönyv ilyen nyilvántartásnak tekinthető. Az irattári törzskönyv az irattár hiteles alapnyilvántartása: egy adott időszakra tükrözi az irattári anyag teljességét (az irattárba kerülés sorrendjében), s alapul szolgálhat minden egyéb irattári segédlet felfektetéséhez. Segítségével az irattáros számon tudja tartani a teljes iratanyagot, választ tud adni arra a kérdésre, hogy a keresett irat az irattár őrizetében van-e. A törzskönyvnek különösen decentralizált (osztott) iratkezelésű szervnél van jelentősége, amikor a szervezeti egységek irataikat 2-5 éves őrzési idő után átadják a központi irattárnak. Az irattári törzskönyv rovatai: - sorszám (törzsszám) - az iratátvétel időpontja; - az iratok megnevezése - évköre - az átvett iratok mennyisége (doboz, csomó stb.) Például: Külügyminisztérium Központi Irattára Törzs- Az átvétel Az iratanyag Évkor Mennyisége szám időpontja megnevezése 51. 1993. január 20. 52. március 7. 53. május 2. 145. 1994. január 10. 146. március 9. 147. május 15. stb. Konzuli Osztály Engedélyezési Osztály Személyzeti Osztály Bérleménygazdálkodási Osztály Konzuli Osztály Oktatási Osztály 1988 10 doboz 1988 4 doboz 1988 5 doboz 1989 8 doboz 1989 9 doboz 1989 4 doboz