6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

2. IRATTÁRI FELDOLGOZÁS Az iratok rendezése és segédletei A rendezési munka alapfogalmai Bár a kézi irattár folyamatos gyarapodásával, selejtezésével az irattáros a rábízott iratanyag rendjét biztosítani tudja, és mint az előzőekben láttuk, az iratanyag jegyzék kíséretében, rendezett állapotban kerül át a központi irattárba, mégis szükség van arra, hogy legyen tisztában a rendezés alapfogalmaival és folyamatával. Előfordulhat ugyanis, hogy irattárunkban valamilyen okból, pl. és leggyakrabban költözködés miatt, felborul a rend, és ki kell alakítanunk vagy újra kell alakítanunk a régi rendszert. Az irattári rendezés formái sokfélék, és a módszerek is változók. A rendezési munka normáinak meghatározásánál a levéltári gyakorlatban kialakult fogalmakat szoktuk használni. 1. A fond A korszerű levéltár- és irattárelmélet nemzetközileg elismert elve, hogy a természetes vagy jogi személyek (pl. intézmények, vállalatok) működése során létrejött és rendeltetésszerűen náluk maradt iratok összessége megbonthatatlan szerves egységet alkot. Ezt a kialakult irategyüttest nevezzük az illető szerv vagy személy irattári (levéltári) fondjának. A fondok időbeli határait az egyes szervek (vállalatok, intézmények stb.) alakulásának és megszűnésének időpontjai jelzik. Az irategyütteseket létrehozó szerveket fondképzőnek nevezzük, de értelemszerűen fondképző lehet egy-egy személy is. Ha az irattárban egyetlen szerv iratait őrzik, abból egyetlen fondot lehet kialakítani, ha azonban megszűnt szervek, jogelődök iratait is átvették, ezek külön fondokat alkotnak. 2. Az állag Egy szerven belül a szervezeti egységek működése során keletkezett iratokat nevezzük állagnak. Központi iratkezelés esetén a szerv iratai állag nélküli fondot képeznek, osztott iratkezelésnél azonban a fond állagai elkülöníthetők. Állagok kialakításában így nem a szervezeti tagolódás, hanem a kezelési forma a döntő.