6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

3. A sorozat Ha egy főosztály által létrehozott állag tovább tagolódik, akkor sorozatokról beszélünk. A nem iktatott iratok egyes fajtái (pl. különféle bizonylatok, számlák, nyilvántartások, kartotékok) szintén egy sorozatot alkotnak. 4. Ügyirat A szerv rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza. Ügyiratdarab az ügyiratnak azon része, mely az ügyintézésnek valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza, (ld. a bevezető fejezetet). 5. Tétel Az irattári tervben meghatározott, azonos tételszám vagy ügykörszám (és selejtezési jel) alá tartozó, illetve irattári terv hiányában tárgyi vagy egyéb szempontból csoportosított iratok összessége. 6. Irat A hatályos levéltári törvény alapján minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat — a megjelentetés szándékával készült kéziratok kivételével —, amely valamely szerv működésével, illetve személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. Irattári tárolás, rendezés szempontjából lényeges az iktatott és nem iktatott, a papíralapú és egyéb anyagra készült iratok megkülönböztetése. A rendezés szintjei a) Alapszintű rendezés A rendezés alapelve a fokozatosság. Bármilyen iratanyagot rendezünk, először a fondok, majd az állagok és a sorozatok rendjét kell megállapítani és elkülöníteni az öszszetartozó iratokat. Ezt a folyamatot alapszintű rendezésnek nevezzük. Az alapegység megalkotásán túl arra is szükség van, hogy az irattár rendelkezésére álljon valamiféle mértékegység is, amelynek segítségével pontosan ki tudja fejezni az iratanyag mennyiségét. Ez a mértékegység az iratfolyóméter, ami tulajdonképpen az egymásra rakott iratok vastagságát fejezi ki, illetve jelenti. Az iratanyag mennyisége azonban kifejezhető m -ben, súlyban vagy csomószámban is. (Pl. egy métermázsa irat kb. 6 folyóméter, egy m

3 12 folyóméter, 1 csomó 14 cm.)