6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

II. Iratkezelési ismeretek - 1. Az iratkezelés folyamata

betűjele — szerepel. A kezelési feljegyzések rovatban vagy az irat elküldésének módját tüntetjük fel (postán, kézbesítővel), vagy az előírt határidőt, esetleg az irattárba helyezés (a/a) jelzik. Az elintézés módját másképpen igen nehéz lenne megállapítani. Az irattári elhelyezés ideje rovatban általában a kézi (nem pedig a központi) irattárban való elhelyezés dátuma szerepel. Az ügy elintézése után ugyanis az irat még bizonyos ideig — általában két vagy három évig — az átmeneti irattárban marad. Az irattári terv tételszámát az iratkezelési szabályzat részét képező irattári terv alapján pontosan és helyesen általában csak az ügyintéző tudja megállapítani. Ezért az irat tételszámát csak az elintézés után, az átmeneti irattárban való elhelyezés előtt lehet az iktatókönyvbe bejegyezni. (Az irat akkor válik elintézetté és a kézi iratárba elhelyezhetővé, ha az intézkedést a kiadmányozó aláírásával is jóváhagyta.) Igen fontos szabály, hogy a beérkező és kimenő iratokat egy könyvben kell iktatni. Igen elterjedt helytelen gyakorlat — főként ipari és kereskedelmi vállalatoknál — a külön kimenő és külön bejövő iktatókönyv használata. Ez a rendszer egy régebbi iratkezelési gyakorlaton alapszik, sok helyen nagyon ragaszkodnak hozzá, mivel így reklamáció vagy érdeklődés esetén könnyebben visszaigazolhatónak vélik a beérkezés tényét. Sajnos azonban ilyen iktatási módszer alkalmazásakor általában csak az ügyintézőig követhető az irat útja. Az elintézést, az elküldést és az irattárba helyezést már egy másik könyvben rögzítik, ami gyakran helyileg sem ott van, ahol a beérkező iratok iktatókönyve. (Ilyen iktatás esetén gyakran előfordul az is, hogy a kimenő iratoknak valójában nincs is iktatókönyve.) A kimenő és bejövő, sőt a belső keletkezésű iratok egy könyvben való nyilvántartása ügyviteli szempontból is előnyösebb, mivel az ügyek elintézésének ténye és menete ellenőrizhető, de levéltári szempontból is fontos, mivel jobban biztosítja az iratok szabályos megőrzését, megőrzésének ellenőrizhetőségét, valamint valószínűbbé teszi az egy ügyre vonatkozó iratok együttmaradását. Egy iratot csak egyszer szabad iktatni. Egy iratnak csak egyetlen iktatószáma lehet. Bármely iktatási rendszer alkalmazása esetén gyakran előfordul, hogy egy iratot többször iktatnák. A többszörös iktatásnak a legkülönbözőbb változatai alakultak ki. Decentralizált vagy vegyes iktatási rendszerben igen gyakori, hogy az érkezési számot iktatószámként kezelik, így az érkeztetést tulajdonképpen iktatásnak tekintik, holott az érkeztetés — mint tudjuk — korántsem egyenértékű az iktatással. Az érkezési számot