6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

II. Iratkezelési ismeretek - 1. Az iratkezelés folyamata

az önállóan iktató szervezeti egységek megtoldják a saját iktatószámukkal, így máris két szám szerepel az iraton. Ha az önálló iktató szervezeti egység (főosztály) az iratot továbbítja elintézésre, az önálló iktatást már nem végző kisebb szervezeti egységekhez (osztály, csoport), s ezek újabb saját számot adnak az iratnak, azon már három különböző szám szerepel. Ez — azonkívül, hogy egy csomó felesleges munkát jelent — zavart okozhat az ügyvitelben, mivel az irat útjának követését meglehetősen megnehezíti. Ehhez járul még az a gyakorlati eset, hogy az iktatókönyvben az előző iktatószámokat nem is jelzik, így az irat a továbbiakban már csak tárgya vagy keltezése nyomán azonosítható. Az is előfordul, hogy központosított iratkezelési rendszernél egyes szervezeti egységek ragaszkodnak irataik mégegyszeri, külön iktatásához. Mint a fentiekben láttuk, a többszörös iktatás zavart okoz, mind az ügyvitelben, mind pedig a történeti értékű iratok megmaradásának biztosításában. Ezért javasolható, hogy ha az önálló iktatással nem rendelkező szervezeti egységek úgy látják, hogy munkájuk dokumentálása ily módon szükséges, nyilvántartókönyvet vezethetnek. Ennek rovatai: - átadás-átvétel kelte - központi iktatószám és az osztály nyilvántartási száma - honnan, kitől érkezett - az irat tárgya - előadó - határidők, kezelési feljegyzések. Az osztályokon önálló iktatást nem végző szervezeti egységeknél történő nyilvántartás nem tekinthető iktatásnak, csupán az illető szervezeti egység munkájának ellenőrzését szolgálja. A nyilvántartókönyvbe ebben az esetben be kell vezetni a külső féltől érkezett, a belső kezdeményezésű iratokat — ha azokat az osztály érdemi ügyintézésére megkapta —, valamint a láttamozás, tudomásulvétel céljából megküldött, ún. átfutó iratokat is. Az ügy elintézésekor írt kimenő levelek azonban mindig kizárólag a központi iktatószámot viselhetik, az iktatókönyvből való kivezetésük ott történik. Osztott iratkezelésnél általában nem vezetnek külön főosztály-nyilvántartókönyvet, hiszen itt ekkor az elintézést igénylő iratok valódi iktatása történik. A vállalathoz, intézményhez érkező iratot csak egyetlen, az ügyben érdemben intézkedő szervezeti egység iktathatja és a kimenő válaszlevélnek is ez lesz az iktatószáma. Ha menet