6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

II. Iratkezelési ismeretek - 1. Az iratkezelés folyamata

alá esik, a borítékot ismét le kell zárni. A felbontás tényét az irat borítékán „tévesen felbontva" felirattal, aláírással és dátummal ellátva rögzíteni kell, majd a címzetthez így kell továbbítani. A küldemények ellenőrzése A küldemények felbontásakor ellenőrizni kell, hogy a borítékon feltüntetett iratok, ill. az irat(ok)on feltüntetett mellékletek megérkeztek-e. A hiányokat a borítékon fel kell jegyezni, hogy az ügyintéző a hiány pótlásáról intézkedhessen. Ha a küldemény felbontásakor kiderül, hogy a küldemény magyar vagy külföldi pénzt, fel nem ragasztott illetékbélyeget vagy egyéb értéket is tartalmaz, azt a felbontónak — dátummal és aláírással ellátva — az iraton fel kell tüntetnie. Illetékbélyeget, díjmentesítésre küldött postabélyeget az irathoz kell csatolni, egyéb értékeket a pénztárosnak kell átadni. A küldemények borítékjait az ügyirathoz kell csatolni. Azok közül csak azt kell megőrizni az ügy befejezése után, amely fontos kezelési vagy ügyintézői feljegyzést tartalmaz, valamilyen bizonyító ereje lehet (pl. határidő), vagy ha a beadvány készítőjének, a küldő szervnek a neve csak a borítékról állapítható meg. A beérkező számlákhoz minden esetben csatolni kell a borítékot. A küldemények nyilvántartásba vétele Az érkeztetés Az érkeztetés az érkeztető bélyegzőnek az iratra való rányomásából és az érkeztető könyvbe való bevezetéséből áll. Az érkeztető bélyegző lenyomata kizárólag a dátumból (év, hó, nap) áll. Az érkeztető könyv a következő rovatokat tartalmazza: dátum, beérkezett irat száma (a küldő szerv által feltüntetett iktatószám, ha van), a küldő szerv, az irat tárgya, az iktatási egység (részleg, főosztály, osztály) neve, ahová az iratot továbbítják. Az irat semmiféle számot nem kap! Az érkeztetés nem tévesztendő össze az iktatással. Az érkeztető könyv használata általában a decentralizált iratkezelési rendszert alkalmazó vagy a több telephelyű szerveknél ajánlatos, hogy a küldemények beérkezése, ill. továbbítása az illetékes szervezeti egység részére könnyen ellenőrizhető legyen. Központosított iratkezelési rendszernél az érkeztetőkönyv használata felesleges.