6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

II. Iratkezelési ismeretek - 1. Az iratkezelés folyamata

Az iktatás Az iktatás az iktatóbélyegző ügyiraton való elhelyezéséből, a lenyomat rovatainak kitöltéséből és az ügyirat lényeges adatainak az iktatókönyvbe való bejegyzéséből áll. Napjainkban a számítógépen való iktatás is terjed. A számítógépes iktatás adatai azonosak az iktatókönyv adataival. A lemez — éppúgy mint az iktatókönyv — csak az abban nyilvántartott iratanyaggal együtt selejtezhető. Az iktatás az ügyirat kezelésének legfontosabb része. A helyes, pontos iktatás biztosítja az iratok meglétét, segítségével követhető az irat útja, ez biztosítja a pontos, határidők figyelembevételével való ügyintézést. Valamennyi, a szervhez beérkező, érdemi ügyintézést igénylő iratot iktatni kell. Természetesen iktatni kell a szerven belüli iratforgalomban szereplő iratokat is. A küldeményeket minden esetben az érkezés napján kell iktatni. Ez a munka minden más feladatot megelőz. Az iktatást másnapra csak abban az esetben lehet hagyni, ha a küldemény közvetlenül a munkaidő vége előtt érkezik. Ez esetben az iktatókönyvben az érkezés dátumaként az iktatás időpontját kell feltüntetni. (Amennyiben olyan jellegű iratról van szó, ahol a tényleges beérkezés napja jogi jelentőséggel bír, ettől a gyakorlattól el lehet térni.) Minden esetben iktatni kell a hivatalból keletkezett iratokat. Nem helyeselhető a telefonon való iktatószámkérés, ez csak kivételes esetben, vezetői jóváhagyással történhet. Általában nem kell iktatni: a meghívókat, számlákat, bizonylatokat és egyéb pénzügyi okmányokat, hivatalos lapokat, szakfolyóiratokat, rendszeresen — tájékoztató céllal megküldött — sokszorosított anyagokat, melyeknek körét az iratkezelési szabályzatban meg kell határozni. Az iktatóbélyegző használata Az iktatás része az iktatóbélyegzőnek az iratra nyomása és a lenyomaton az adatok feltüntetése. Iktatóbélyegző használata kötelező. Az iktatóbélyegzőt az irat külső oldalára helyes nyomni, mert ellenkező esetben a rovatok adatai összeolvadnak az írott szöveggel. Ha a külső oldal is tartalmaz írott szöveget, a bélyegzőt az irat bal alsó sarkában célszerű elhelyezni. (Mikrofilmes berendezések használata esetén az iktatóbélyegzőnek az üres oldalon való elhelyezése nem célszerű, mivel ez esetben sok üres oldalt kell lefényképezni. Ez esetben az iktatóbélyegzőt a belső, szöveges oldalra kell nyomni.)