4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

III. Levéltári ismeretek - 6. A levéltári rendezés

csekély mennyiségben fennmaradt 1945 előtti iratanyagot a kapitalista korban lehetett elhelyezni, és így érvényesíteni az egy szerv = egy fond elvét. A felső szinten belüli eddig felsorolt levéltári egységek kialakítása, mint láttuk, lényegében rendszerezési feladat. A rendezetlen anyagban összekeveredett fondok anyagának szétválasztása, valamint a fondok belső szerkezetének kialakítása már rendezési munka, mely a proveniencia vagy pertinencia elve alapján valamelyik vagy több rendszerezési alap figyelembevételével történik. Tekintettel arra, hogy a rendezés felső szintű levéltári egységekkel folyik, magát a rendezést felső szintű vagy gyakrabban használt néven alapszintű rendezésnek nevezzük. Az alapszintű rendezés elsősorban a proveniencia elvének alapján történik, vagyis elsősorban szerves fondok kialakítására törekszünk. Gyűjteményekben csak azokat a darabokat helyezzük el, amelyek provenienciája nem állapítható meg, vagy azokat a néhány darabból álló fondtöredékeket, amelyek nem alkalmasak arra, hogy egykori fondképzőjük működése rekonstruálható legyen belőlük. (Meg kell jegyezni, hogy utóbbiak nem a XV. és XXXII., hanem a fondképzőknek megfelelő fondfőcsoportba sorolandók.) Gyűjteménybe kerül az a levéltári anyag, amely jellegénél fogva oda kívánkozik (pl. térképek a térképgyűjteménybe, leszakadt függőpecsétek vagy az iratról levágott rányomott pecsétek a pecsétgyűjteménybe stb.) Szerves fondok kialakítása során az első feladat az egyes iratok provenienciájának megállapítása. Ezt a munkát rendszerint megkönnyítik az iratok külső ismérvei: beadványok esetében azok címzése, a rájuk ütött iktatóbélyegző, fogalmazványoknál az esetleges fejléc a fondképző nevével, az iratokon látható irattári jelzetek esetleges jellegzetességei stb. Vannak azonban esetek, amikor a proveniencia megállapítása nem könnyű feladat. Ilyenkor az iratok tartalmát beható elemzésnek kell alávetni. Ha nincsenek egykorú ügyviteli vagy irattári segédkönyvek, amelyekből az iratok hovatartozását kétségtelenül meg lehetne állapítani, az iratot annak a fondképzőnek az iratai közé kell helyezni, amelynek ügykörébe az iratban foglalt ügy tartozott. Praktikus okokból bizonyos esetekben a pertinenciát fontosabbnak tartjuk a proveniencia mindenáron való érvényesítésénél. így pl. valamely pertestet az 1850-es évekből a proveniencia elvének szigorú alkalmazásával annak a bíróságnak a fondjában kellene őrizni, amely előtt a per elkezdődött. Az úrbéri birtokrendezési perek esetében ez