4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

III. Levéltári ismeretek - 6. A levéltári rendezés

azt jelentené, hogy egy megyei levéltárban az egyes községek birtokrendezési pereit különböző fondokba kellene beosztani, aszerint, hogy a per mikor, melyik bíróság előtt indult. Sőt ilyen alapon ugyanannak a községnek két birtokrendezési pere is két fondba kerülne, hiszen az 1836 és 1872 közötti időszakban az e perek tárgyalására illetékes törvényszékeket többször átszervezték. Ehelyett gyakorlati szempontból ezeket a pertesteket egységesen az 1855-ben felállított úrbéri törvényszékek fondjában helyezzük el, amely törvényszékek előtt a legtöbb ilyen pert indították, illetőleg újra felvették. Az alapszintű rendezés attól függően, hogy melyik egységet érinti, lehet fondszintű és állagszintű. Az állag a fondon belüli legmagasabb szintű levéltári egység. Állagoknak a fond önálló jellegű részeit nevezzük, értve ezalatt olyan részeket, amelyek tárgyukat, jelzetrendszerüket és segédleteiket tekintve elkülönülnek egymástól. Csak olyan terjedelmesebb fondokat tagolunk állagokra, amelyekben a fondképző szervezeti tagoltsága, funkcióinak és iratkezelésének megosztott volta következtében ilyen önálló részek létrejötte megállapítható. így pl. valamely minisztérium fondjának külön állagai az elnöki és az általános iratok, esetleg - decentralizált iratkezelés folytán - az egyes osztályok iratai. A feudális kori megyei közgyűlés fondjában külön állagként kezeljük a közgyűlési jegyzőkönyveket, a közgyűlési iratokat, esetleg - ha az iratokból bizonyos tárgykörökbe tartozókat külön kezeltek - az ilyen irategyütteseket (pl. országgyűlési iratok, úrbéri iratok, árvaügyi iratok stb.). A megyei törvényszék fondjának állagai lehetnek - ugyancsak az iratkezeléstől függően - a polgári perek, büntető perek stb. Kapitalista kori vállalati fondokban leginkább a vállalat tényleges ügyintéző funkcióval felruházott szervezeti egységei által önállóan kezelt irategyütteseket tekintjük állagoknak (ilyen szervezeti egységek társas cégeknél az egyes irányító és ellenőrző szervek: közgyűlés, igazgatóság, választmány, végrehajtó bizottság, felügyelő bizottság, továbbá az egyes igazgatási, műszaki, kereskedelmi és számviteli részlegek). Emellett a vállalatok irattárában olykor kialakultak olyan irategyüttesek is, amelyek pusztán a külön iratkezelés alapján számítanak külön állagnak (ilyen pl. a vállalat ún. okmánytára,amelyben a fondképző a működése szempontjából legfontosabb, többnyire jogbiztosító jellegű okmányait gyűjtötte egybe).