4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 2. Az irat és az irattan

meghallgatásáról és a szemle lefolytatásáról jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvet a meghallgatott személy, az ügyintéző és a jegyzőkönyvvezető aláírása hitelesíti. Az ügyet általában határozattal kell lezárni, amelynek tartalmi és alaki követelményeit a törvény szintén részletesen meghatározza. Az államigazgatási szerv tény, állapot vagy egyéb adat igazolására hatósági bizonyítványt az ügyfél adatainak rendszeres igazolására pedig hatósági igazolványt ad ki; a szerv irattárában természetesen nem ezek, hanem csak tervezeteik, esetenként fogalmazványaik maradnak. (Az eljárás menetére a későbbiekben még visszatérünk.) Az állampolgárok főbb adatainak, illetve ezek változásainak (születés, házasság, elhalálozás) hivatalos nyilvántartására és tanúsítására hatósági nyilvántartókönyvet, azaz anyakönyvet vezetnek. Választások kitűzését követően választókerületenként, azon belül szavazókörzetenként össze kell állítani a választásra jogosultak névjegyzékét. Természetesen ezen túl is többféle nyilvántartást kell vezetni: például az önkormányzat ingatlan és ingó vagyonáról, a területén lévő közművekről, az esetleg még tulajdonában levő lakásokról stb. Nyilvántartást kell vezetni a kiadott vállalkozói igazolványokról, regisztrálva azok esetleges későbbi visszavonását, vagy visszaadását is. Az önkormányzatok természetesen nem csupán passzív szereplői a közigazgatásnak, hanem meghatározott célkitűzések jegyében aktív alakítói, irányítói is a helyi vagy területi közösségnek. A képviselőtestület a törvény által nem szabályozott helyi társadalmi viszonyok rendezésére, továbbá törvény felhatalmazása alapján, annak végrehajtására önkormányzati rendeletet alkot. A képviselőtestület üléseiről jegyzőkönyvet készít, amely a megjelent képviselők és meghívottak nevét, a tárgyalt napirendi pontokat, a tanácskozás lényegét és a hozott határozatokat tartalmazza. A jegyzőkönyvet a polgármester és a jegyző aláírása hitelesíti. A bírósági útra tartozó ügyek általában keresetlevél, panasz, feljelentés stb. alapján indulnak meg. A keresetlevélben fel kell tüntetni az eljáró bíróságot, a feleknek, valamint a felek képviselőinek nevét, lakóhelyét és perbeli állását, az érvényesíteni kívánt jogot, az annak alapjául szolgáló tényeknek és azok bizonyítékainak előadásával, a bíróság hatásköre és illetékessége megállapításához szükséges adatokat, végül pedig a bíróság döntésére vonatkozó határozott kérelmet. Ha a keresetet szóban terjesztik elő, a kérelmet jegyzőkönyvbe kell foglalni, amelyet a bíróság munkatársa és a kérelmező aláírása