4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 2. Az irat és az irattan

hitelesít. A keresethez - szükség szerint - okiratokat csatolnak, az eljárás folyamán pedig az akta meghatalmazásokkal, szakértői véleményekkel, tanúkihallgatási jegyzökönyvekkel, idézésekkel illetve azok tértivevényével stb. gyarapodik. A bíróság tárgyalásáról szintén jegyzökönyvet kell felvenni, amelyet a jegyzőkönyvvezető és a tárgyaló tanács elnöke aláírásával hitelesít. A tárgyaláson meghozott és kihirdetett határozatot {ítélet, végzés) szintén írásba kell foglalni és annak eredeti példányát a tárgyalási jegyzőkönyvhöz fűzni. A bíróságokon a tárgyalások és az ülések nyilvántartására tárgyalási naplót kell vezetni, mégpedig úgy, hogy abból a tárgyalási napok és a tárgyalt ügyek száma, továbbá az egyes ügyekben meghozott határozat lényege kitűnjön. A helyi bíróságokon e célból perkönyvet vezetnek. A bírósági kezelőiroda minden beadványt és iratot bejegyez a lajstromba. A magán- és állami vállalatok üzleti ügyeinek intézése során keletkező leggyakoribb iratféleség a levelezés. A termeléshez, üzemeléshez szükséges áruk és anyagok beszerzése, illetve a létrehozott termékek értékesítése a vállalati ügyvitel - és ezen belül az adminisztráció - egyik legfontosabb feladata. A Társasági Törvény kötelező erővel előírja egyes iratfajták készítését, folyamatos vezetését. így mindenekelőtt társasági szerződés {alapszabály) készítését, a cégbírósági bejegyzésre vonatkozó okirat megőrzését, az év végén mérleg és vagyonkimutatás készítését stb. Ezen túlmenően a korlátolt felelősségű társaság taggyűléséről, illetve a részvénytársaság közgyűléséről jegyzőkönyvet kell felvenni. A törzsbetétekről, üzletrészekről, a kibocsátott részvényekről, illetve kft. esetében a tagokról pontos nyilvántartást kell összeállítani. Valamennyi gazdasági társaság köteles üzleti könyveit pontosan, a számviteli előírásoknak megfelelően vezetni. A részvénytársaság igazgatósága évente legalább egyszer jelentést készít a közgyűlés részére az ügyvezetésről, az üzletmenetről és a társaság vagyoni helyzetéről. Lényegében ugyanilyen dokumentumok vezetését és készítését írja elő a szövetkezetek részére az 1992. évi I. törvény is. A számvitelről szóló 1991. évi XVIII. törvény értelmében a gazdaság minden olyan résztvevője, amelynek működéséről magánszemélyek és jogi személyek tájékoztatást igényelnek, vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről, a naptári év lezárását követően, könyvviteli adatokkal alátámasztott beszámolót köteles készíteni. Ez azt jelenti, hogy e kötelezettség a gazdasági társaságok, szövetkezetek, alapítványok stb. mellett valamennyi szervezetre kiterjed, amely az állami költségvetésből gazdálkodik, vagy onnan támogatást