4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás

A maradandó értékű magániratok védelme A nem közfeladatot ellátó szervekre pl. magántársaságokra, magánvállalatokra nem alkalmazhatók kötelező érvénnyel a Ltv. előírásai. Ezen szervek irattári anyaguk kezelésének módját maguk választhatják meg. Kérhetnek azonban szaktanácsot az illetékes közlevéltártól, irataikat megállapodás alapján ajándékként vagy ingyenes letétként átadhatják az illetékes közlevéltárnak. Az ajándékként vagy letétként átadott anyag kutathatóságát meghatározott időtartamra az átadó korlátozhatja. A Ltv. 33. § (1) bekezdése alapján - a nem közfeladatot ellátó szervek, illetve természetes személyek irathagyatékát - amennyiben az maradandó értékűnek minősül a Művelődési és Közoktatási Minisztérium védett levéltári anyaggá nyilváníthatja. Az iratanyag védetté nyilvánítását a tulajdonos illetőleg a tulajdonos egyetértésével bárki kezdeményezheti bármely levéltárnál, vagy a Művelődési és Közoktatási Minisztériumnál. A védetté nyilvánításhoz nem szükséges a tulajdonos hozzájárulása, ha a maradandó értékű iratot nem megfelelően kezelte, állapotát veszélyeztette. A védetté nyilvánításról határozat születik, amely tartalmazza a tulajdonos, a Magyar Országos Levéltár vagy az illetékes levéltár kötelezettségeit a védett anyag kezelésére, őrzésére, kutatására, elidegenítésére vonatkozóan. A védett anyagot a Magyar Országos Levéltár nyilvántartásba veszi, s biztonsági másolatot készít róla - a védett anyag szakszerű kezelésére, megőrzésére az illetékes levéltár szaktanácsot ad, a konzerváláshoz, restauráláshoz segítséget nyújt - az illetékes levéltár a helyszínen ellenőrizheti a védett anyag elhelyezésének feltételeit - a tulajdonos korlátozhatja a védett anyagában történő kutatást, amennyiben az személyiségi jogait, vagy jogos érdekeit sértené. A védett anyag elidegenítése esetén a védetté nyilvánító határozatban megjelölt illetékes közlevéltárat elővásárlási jog illeti meg. Az illetékes levéltár az elővásárlási jog gyakorlásáról - az ajánlat kézhezvételétől számított 30 napon belül köteles nyilatkozni. Amennyiben az illetékes közlevéltár nem él elővásárlási jogával, és az anyagot elidegenítik, úgy az új tulajdonos a védett anyag őrzésének új helyét köteles a Magyar Országos Levéltárnak bejelenteni.