4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás

- gondoskodni arról, hogy a nála keletkező nem selejtezhető iratok olyan alapanyagból készüljenek (papír, festék, tinta stb.), melyek a tartós megőrzést garantálják, - az elintézett ügyek iratait az irattári terv szerinti bontásban, s azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjében, az iratkezelési szabályzatban előírtaknak megfelelően az átmeneti vagy a központi irattárban elhelyezni, - gondoskodni az irattárban őrzött anyag szakszerű megőrzéséről és használatra bocsátásáról, - az irattári tervben előírt őrzési idő letelte után az irattári anyag selejtezhető részét az illetékes levéltár engedélyével selejtezni. (Illetékes levéltárnak az a levéltár tekintendő, amely a szerv maradandó értékű iratainak átvételére jogosult.) - A nem selejtezhető maradandó értékű tételeket a hozzákapcsolódó nyilvántartásokkal együtt, a szerv saját költségén köteles az illetékes közlevéltárnak előre egyeztetett időpontban átadni. Az 1997. évi CXL. 102. §-a rendelkezik a közfeladatot ellátó szerv megszűnése, más szervbe történő beolvadása, feladatkörének módosulása esetén követendő teendőkről. Eszerint: a közfeladatokat ellátó szerv megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendelkező szerv köteles az érintett szerv irattári anyagának további biztonságos őrzéséről, használhatóságáról gondoskodni. - Amennyiben más szervbe olvad be, úgy iratait annak irattárában kell elhelyezni. - Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, akkor az irattári anyagot csak tételenként szabad felosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó kérelmeket másolattal, vagy kölcsönzéssel lehet megoldani. - Jogutód nélkül történő megszűnés esetén irattárának „maradandó" értékű részét közlevéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének a szükséges ideig történő őrzéséhez, selejtezéséhez, kezeléséhez szükséges költségekről a megszüntető szerv gondoskodik. Az Ltv. a korábbi 1969. évi 27. sz. tvr.-hez viszonyítva szűkebb körben írja elő kötelezően az iratkezelési szabályzatok kiadását: Csak az Ltv. hatálya alá eső szervek részére kötelező. Az Ltv. 10. § (1) bekezdése úgy rendelkezett, hogy a kormány - az Országos Levéltár véleményének kikérésével - a minisztériumok és az országos hatáskörű