4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.
I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás
A levéltár az ellenőrzés során tapasztaltakról két példányban jegyzőkönyvet vett fel, melyben tételesen értékelte az iratkezelés, irattározás gyakorlatát, s javaslatot tett az esetleges hibák kijavítására. Az ellenőrzés tapasztalatait tartalmazó jegyzőkönyv egy példányát megküldte az illetékes szerv vezetőjének. Amennyiben a szerv vezetője a megadott határidőig, a hibák, hiányosságok kijavításáról nem gondoskodott, úgy az illetékes levéltár erről a művelődésügyi miniszternek tett jelentést. Az 1969. évi 27. tvr. és végrehajtási utasítása értelmében a szerv köteles volt az irattárban őrzött iratanyagát legalább ötévenként selejtezni. Előírta a két rendelkezés, hogy az irattárból iratokat más módon kiemelni, megsemmisítés, vagy elidegenítés céljából nem szabad. A szerv vezetője köteles a tervezett selejtezést 30 nappal korábban az illetékes levéltárnak bejelenteni a selejtezendő anyag tárgyának és évkörének megjelölésével. Ha a levéltár a bejelentett selejtezési szándék ellen nem emelt kifogást, úgy a szerv selejtezendő iratait selejtezésre előkészítette, s erről 2 példányban jegyzőkönyvet vett fel. A selejtezési eljárás során kiselejtezte azokat az irattári tételeket, melyeknek őrzési idejük az irattári terv szerint lejárt. Amennyiben a selejtezés alá vont irattári tételekben idegen anyag - pl. magánszemély anyaga volt található, úgy gondoskodott annak visszaszármaztatásáról. Az idézett rendelkezések szerint az illetékes levéltár legalább 15 évi irattári őrizet után vette át a nem selejtezhető történeti értékű iratokat. Az irattári anyag átvétele ötévenként egy alkalommal történt és az átvétel időpontját az átadó szerv és az átvevő levéltár egyetértésben állapította meg. Az átadó szerv teljes és lezárt irattári tételekbe sorolt iratokat nyilvántartásukkal együtt, rendezetten, raktári jegyzék kíséretében biztonságos tároló eszközökben (dobozolva), saját költségén kellett, hogy átadja a levéltárnak.
