4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás

A tanácsi (önkormányzati) iratok kezelése Az 1969. évi 27. tvr. hatályba lépése szükségessé tette a tanácsi iratkezelés újbóli szabályozását, aminek főbb elvei a jelenlegi, önkormányzati iratkezelésben is tovább élnek. A tanácsszervek iratkezelését egységesen a Minisztertanács elnöke a Minisztertanács Tanácsi Hivatala útján szabályozta, amely a 8/1973. (TK 51.) MT TH sz. ut.-ban öltött testet. Az iratkezelési munkához segítséget adó „Tanácsi iratkezelők kézikönyve" nem csak a jogszabály értelmezésére szorítkozott, hanem az iratkezelés presztízsét igyekezett visszaállítani azáltal, hogy ebben a munkában is egy korszerűbb szemlélet kialakítását sugallta. Mivel a 70-es években megkezdődött a tanácsoknál is az iratkezelés „gépesítése", sorra jelentek meg kisebb-nagyobb kapacitású számítógépek, másrészt jelentkeztek olyan törekvések, amelyek a tanácsok szakmai kompetenciájának helyreállításán fáradoztak, mindezek megkövetelték az iratkezeléstől is a korszerűbb munkamódszereket, a pontos és gyors információ-szolgáltatást. Az új szabályozás az ügyiratkezelés megszervezését attól tette függővé, hogy milyen a szerv felépítése, elhelyezése és ügyiratforgalma, vagyis nem írta elő kötelezően az egyes tanácsi szinteken milyen szervezetben lássák el ezt a munkát. Az ügyiratkezelési rendszer továbbra is az alszámokra tagozódó sorszámos iktatási rendszer maradt. A küldemények átvétele, felbontása tekintetében - a korábbiakhoz viszonyítva - egyrészt a távmondatok és telexküldemények kezeléséről rendelkezett, másrészt a közérdekű bejelentésekről szóló törvény hatálybalépését követően külön jelzést írt elő a panaszok („P") és a közérdekű bejelentések, javaslatok („KB") megkülönböztetésére az iratkezelésben. Az ügyiratkezelés folyamata lényegesen nem változott az előző szabályozásokhoz képest, de merőben új az irattári jelrendszer, mely az iratok csoportosítását és célszerű tárolását hivatott szolgálni: az ügy típusát, ágazati hovatartozását, selejtezési minőségét kifejező szám- és betűkombinációból áll. Az 1973-as szabályozással kifejezetten az irattári rend korszerű kialakítása volt cél, különös tekintettel arra, hogy ez a jelrendszer kódolható is, tehát alkalmas az ügyintézés számítógépes (mennyiségi és minőségi) vizsgálatára. További előnye, hogy egyszerűbbé, biztonságosabbá vált ezzel az iratselejtezés is. Az irattári jel összetevői a következők: Ügykörszám - Ágazati betűjel - Selejtezési jel