3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 4. Ügyvitelszervezési ismeretek

gondosan meg kell őrizni, és rendszeres átjátszásukról, megfelelő tárolásukról intézkedni kell! Egyéb ügyviteli segédeszközök Az ügyvitelben széleskörűen használnak levélhajtogató és borítékoló gépeket. Ezek kézi és elektromos működésűek lehetnek. Az utóbbiak óránként 3500-4000 db levelet is borítékolnak. A borítékok tömeges címzése megvalósítható közvetlen gépi borítékcímzéssel, pl. megfelelő nyomtató alkalmazásával vagy számítógéppel (helyenként ablakos boríték használatával), de számítógépes öntapadós cimkekészítéssel is. A bélyegek kézi ragasztását váltják ki a postai engedéllyel működtetett ún. bérmentesítő gépek. Számlálóberendezésük rápecsételi a borítékra a bérmentesítési díjat, és összegzi a bélyegzett értékeket is. A kézi és gépi levélbontók a borítékbontást könnyítik meg. A borítékszegélyek levágására szolgálnak. A különféle mechanikus és elektromos irattovábbító berendezések (csőposta, végtelenített szállítószalag, iratcsúzda, iratfelvonó, páternoszteres irattovábbító) a dokumentumok gyors továbbítását célozzák. Az irodai ügyvitelben a másolás és sokszorosítás gyakori kiegészítője az irodai, ill. nyomdai kötészet. Eszközei sokfélék. Közülük jól ismertek a különféle teljesítményű lyukasztó-, tűző-, fűző-, vágó-, kötő- és ragasztógépek. Iratmegsemmisítésre kis és nagy teljesítményű iratdaráló eszközöket használnak. Az irodai ügyvitel automatizált rendszere csak akkor környezet- és felhasználóbarát, ha gépi eszközei tartósak és kis energiafogyasztásúak, ha zajmentesen működnek, ha nem szennyezik a környezetet, ha szervízelésük és alkatrészpótlásuk nem túl gyakori, ha működtetési költségeik alacsonyak. A gépesített ügyviteltechnikának az emberi munkavégzést kell stresszmentessé és harmonikussá tennie, végeredményében megkönnyítenie. Az ügyviteli munkát szabályozó dokumentumok: szervezeti és működési szabályzatok és mellékleteik Minden szervezet létrejöttét követően kialakítja szervezetét és meghatározza működésének alapelveit. Ezek rögzítésére szolgál az előbbiekben említett szervezeti és