3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 5. Az iratkezelési szabályzatok a közelmúltban és napjainkban

A rendelet kimondja, hogy a szerv iratainak átvételére rendeltetésszerűen jogosult (a továbbiakban illetékes) levéltár az iratkezelési szabályzat alapján ellenőrzi a szerv iratkezelésének rendjét, iratainak védelmét, s az irattári selejtezést. Az iratkezelés rendjének ellenőrzéséről a levéltár előzetesét írásban értesíti az ellenőrzendő szerv vezetőjét. Az ellenőrzés kiterjed: - az iratkezelés folyamatára, különösen arra, hogy biztosított-e a történeti értékű iratok fennmaradása, - az irattárra, - az iratkezelés megfelelő ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek vizsgálatára. A levéltár az ellenőrzés során tapasztalakról 2 példányban jegyzőkönyvet vesz fel, melyben tételesen értékeli az iratkezelés, irattározás gyakorlatát, s javaslatot tesz az esetleges hibák kijavítására. Az ellenőrzés tapasztalatait tartalmazó jegyzőkönyv 1 példányát megküldi az illetékes szerv vezetőjének. Amennyiben a szerv vezetője a megadott határidőig, a hibák, hiányosságok kijavításáról nem gondoskodik, úgy az illetékes levéltár erről a művelődésügyi miniszternek tesz jelentést. Az iratselejtezések ellenőrzése A levéltár ellenőrzi az illetékességi körébe utalt szervek iratselejtezését. A szerv köteles az irattárában őrzött iratanyagát legalább ötévenként selejtezni. Az irattárból iratokat más módon kiemelni, megsemmisítés, vagy elidegenítés céljából nem szabad. A szerv vezetője köteles a tervezett selejtezést 30 nappal korábban az illetékes levéltárnak bejelenteni a selejtezendő anyag tárgyának és évkörének megjelölésével. Pl. KPM Vasúti főosztály 1980. jan. 2-30. között selejtezni kívánja a Vasúti főosztály - MÁV Vezérigazgatóság 1972-74 közötti az érvényes irattári terv szerint lejárt őrzési idejű alábbi tételekbe felvett pl. 25, 28, 32. pénzügyi, számviteli, munkaügyi iratait. Amennyiben a levéltár a bejelentett selejtezési szándék ellen nem emel kifogást, úgy a szerv selejtezendő iratait selejtezésre előkészíti, s erről 2 példányban jegyzőkönyvet vesz fel. A selejtezési eljárás során kiselejtezi azokat az irattári tételeket, melyeknek őrzési idejük az irattári terv szerint lejárt. Amennyiben a selejtezés alá vont irattári tételekben