3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 5. Az iratkezelési szabályzatok a közelmúltban és napjainkban

egység, akitől az irat irattározása számonkérhető, azaz ő köteles a több példányban készülő irat 1 példányát, vagy az ügyviteli érték megszűntéig, vagy a levéltár-érettségig megőrizni. Az ún. „b" helyek ezen több példányos iratokat csak addig őrzik, amíg azt a saját ügyvitelük szükségessé teszi, azt követően szabályszerű eljárás során selejtezhetik. Ennek igen nagy a gyakorlati jelentősége, tekintve, hogy ílymódon, a sok példányban készülő, főként belső iratok pl. utasítások, tájékoztatások, mérlegek, tervek, prognózisok nem foglalják 10-15 évig feleslegesen az irattárak mindenhol szűkös polcait, illetve kizárható az a veszély is, ami a több példányos iratokat leginkább veszélyezteti, hogy mindenki kiselejtezi „más majd megőrzi" jelszóval. Az irattári tervnél figyelembe kell venni az iratok hatályának időtartamára vonatkozó jogszabályokat. A pénzügyi, munkaügyi és a személyzeti iratok kötelező őrzési idejére a szaktárcák rendszeresen adnak utasításokat. Az egyéb iratok esetében a szerv illetékesei, ismerve sajátos tevékenységüket tudják csak meghatározni, hogy az irat ügyviteli értéke meddig él. A történeti értékű iratok körének meghatározásához az illetékes levéltár véleményét, s esetleg előzetes szaktanácsát kell kérni. Mind az ügykörökre épülő, mind a szervezeti egységekre épülő irattári terveknél alapvető szempont a tényleges ügykörök pontos tisztázása, s a változások átvezetése. Egyegy megszűnt ügykör tételszámát nem szabad egy új ügykörre felhasználni, mivel ez a későbbiekben komoly kavarodást okozhat. Számítva az ügykörök bővülésére, célszerű egy-egy témakör után szabad tételszámnak helyet hagyni. A szabályzatnak feltétlenül tartalmaznia kell a rövidítések jegyzékét ábécé rendszerben, ez nagymértékben könnyíti a terv használhatóságát. Decentralizált iktatás esetén mellékletben közölni kell az iktatásra kötelezett szervezeti egységek jegyzékét, s azok jelzőszámát, vagy betűjelét. Amennyiben az iktatóhelyek számában változás történik, úgy ezt az iratkezelés rendjéért felelős vezető köteles az irattári tervbe, mint módosítást bevezetni, s ezt valamennyi iratkezelőhöz eljuttatni. Irattári tételszámok törlése, vagy új alkalmazása esetén előzetesen ki kell kérni az illetékes levéltár véleményét. Az iratkezelési szabályzat irattári terv bevezetése előtt szükséges, hogy a szabályzat készítője és az iratkezelésben résztvevők konzultáljanak, s tisztázzák az esetleges homályos pontokat, a félreértéseket. A tvr. iratkezelési szabályzatok kötelezővé tétele mellett az iratkezelés levéltár által történő ellenőrzését is elrendelte.