3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 5. Az iratkezelési szabályzatok a közelmúltban és napjainkban

Az iratképző szerv feladata A tvr. a hatálya alá tartozó szervek - állami, szövetkezeti, társadalmi szervezetek és más jogi személyek - számára a levéltári anyag védelme, s a hozzájuk fűződő ügyviteli és levéltári érdek biztosítása végett ekendelte az iratkezelés célszerű rendszerének kialakítását. Az iratkezelés szabályozásának elveit a 30/1969.(IX. 2.) Korm. sz. rendelet „Irányelvek az iratkezelés szabályozásához" című melléklete tartalmazza. A rendelet előírja, hogy a szerv köteles iratkezlésének és irattárának irányítására és ellenőrzésére egy vezető állású személyt megbízni - ő az iratkezelés rendjéért felelős vezető. (Általában az igazgatási és jogi osztály vezetője, a vezető jogtanácsos, vagy a gazdasági igazgató) Az irattárosi feladatok ellátására pedig irattárost alkalmazni. Országos, megyei, vagy közvetlen felügyelete alatt álló szervnél irattáros munkakört csak középiskolai végzettséggel és irattárosi képesítéssel rendelkező személy tölthet be. A szerv vezetője köteles az iratkezeléshez szükséges személyi és tárgyi feltételeket biztosítani, (pl. íróanyag, íróeszköz, irattároló anyag), valamint tűz, víz, növényi és állati kártevők ellen biztosított irattárat fenntartani és az iratkezelésre vonatkozó érvényes jogszabályokat betartatni. A kormányrendelet 1971. jan. 1-jei hatállyal elrendelte az iratkezelési szabályzatok kiadását. Új szerv létesítése esetén a szabályzatok kiadására a működés megkezdését követően 6 hónapot engedélyezett. A kormányrendelet által eredetileg adott határidő túlságosan rövidnek bizonyult, s így a 34/1970.(IX. 13.) Korm. r. az iratkezelési szabályzatok - továbbiakban szabályzat - kiadásának határidejét 1972. jan. 1-jére módosította. A kormányrendelet szerint szabályzatot minden esetben csak a művelődésügyi miniszter egyetértésével adhat ki az illetékes szakminisztérium vagy az országos hatáskörű szerv vezetője. A kormányrendelet ezen szerveket a felügyeletük alá tartozó szervek számára minta-iratkezelési szabályzatok kiadására is kötelezte. - A mintaszabályzat alapján az állami szerv köteles elkészíteni saját szabályzatát, melyet közvetlenül saját felügyeleti szerve hagy jóvá. A társadalmi szervezetek, valamint az egyéb jogi személyek szabályzatait országos szerveik a művelődési miniszter által jóváhagyott mintaszabályzat szerint adják ki.