3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 5. Az iratkezelési szabályzatok a közelmúltban és napjainkban

A szövetkezetek iratkezelési mintaszabályzatát az országos érdekképviseleti szervekkel egyetértésben a művelődésügyi miniszter adja ki. A tanácsszervek iratainak kezelését a Minisztertanács elnöke a művelődésügyi miniszter meghallgatásával a fentebb említett irányelvek alapján szabályozta. Miután meghatároztuk az iratkezelési szabályzat fogalmát, s kiadásának jogi kereteit, felvetődhet a kérdés miért vált szükségessé az iratkezelési szabályzatban lefektetett szabályozás. Célja a korszerű ügyvitel igényeihez igazodó, azt minél inkább segítő iatkezelési rendszer kiválasztása, biztosítani kívánja az iratokban történő minél egyszerűbb és gyorsabb eligazodást, a visszakereshetőséget, valamint az iratok biztonságos fennmaradását. Útmutatást ad a szabályos selejtezési eljárás lefolytatásához, a levéltári átadás, kölcsönzés stb. lebonyolításához. A levéltárak közreműködnek az illetékességi körükbe tartozó szervek iratkezelési szabályzatainak véleményezésében. A véleményezés során különös gonddal vizsgálják hogy: - az iratok nyilvántartása tartalmazza-e az azonosításukhoz feltétlenül szükséges adatokat, - a nyilvántartást kiegészítő segédletek vezetése révén - név-, tárgy-, helynévmutató - az irat útja mind az ügyintézésben, mind az irattárban követhető, ellenőrizhető-e, - az iratokat mind az ügyintézés, mind az irattározás során a szerv ügyköréhez igazodó irattári terv alapján rendszerezik-e, - vizsgálják, hogy a tétel selejtezhető-e vagy sem, s a nem selejtezhetőket mikor kell levéltárba adni, illetőleg a selejtezhetőket ügyviteli érdekből hány évig kell a szerv irattárában megőrizni. < Az irattári tervben figyelembe kell venni a számviteli törvény előírásait. Meg kell kívánni, hogy a szervek az osztály vagy rész irattárak mellett központi irattárat is létesítsenek, s az irattárakban lévő iratokról, raktári egységenként az irattári terv szerinti tagolódásuknak is megfelelő raktári jegyzék készüljön. A szabályzatnak tartalmaznia kell az iratok selejtezésének, valamint levéltárba adásának részletes szabályait.