3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 5. Az iratkezelési szabályzatok a közelmúltban és napjainkban

A szaklevéltár illetékes a művelődésügyi miniszter által a levéltárfenntartó meghallgatása után kijelölt szervek levéltári anyagának átvételére. A szaklevéltár gyűjti a szakterület azon jelentős személyiségének levéltári anyagát, valamint a szakterületre vonatkozó történeti értékű iratokat, kép- és hangfelvételeket, melyet a művelődésügyi miniszter gyűjtőkörébe utalt. Az iratkezelés Az iratkezelés egységes rendszerének kialakítása érdekében a tvr. és a kormányrendelet meghatározta az iratkezelésben leggyakrabban használt fogalmakat, mely szerint: Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és hangjegy, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban, bármely anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával keletkezett. Nem minősül azonban iratnak a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat. Levéltári anyag: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, tudományos, műszaki, művelődési vagy egyéb szempontból jelentős történeti értékű irat, illetve a fenti tartalmat hordozó bármely eljárással készült kép- és hangfelvétel. Irattári anyag: a szerv működése során keletkezett, rendeltetésszerűen annak irattárába tartozó irat. Iratkezelési szabályzat: szabályozza az iratok, a bármely technikai eljárással készült kép- és hangfelvételek, a gépi adatfeldolgozás során keletkezett adathordozók biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel való ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő adását. Irattári terv: rendszerbe foglalja azokat az irattári tételeket - tárgyi csoportokat, melyek szerint a szerv az iratait csoportosítja. A szerv ügykörének és szervezetének figyelembevételével úgy alakítja az irattári tételeket, hogy az ügyvitel gyakorlati érdekeit szolgálják és az iratselejtezést is megkönnyítsék. Az egyes irattári tételeken belül az iratokat az ügyvitel igényeinek megfelelően további csoportokra lehet bontani. Meghatározza, hogy mely irattári tételek iratai nem selejtezhetők, illetve hogy mikor adandók levéltárba, valamint azt, hogy mely tételek, s hány év után selejtezhetők.