10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 4. Az ügyvitelszervezés alapjai, az iratkezelés műszaki-technikai feltételei, lehetőségei

Az ügyviteli munka szervezésének műszaki alapja a korszerű szervezés- és számítástechnika

. A folyamatban azonban nem a műszaki, hanem a szervezési tevékenység az elsődleges. Az elektronikus számítógépek alkalmazása vagy az ügyviteli információk feldolgozását szolgáló számítóközpontok létrehozása mintegy feltételezi az apparátus szigorúan szabályozott munkaszervezési rendszerének bevezetését. Enélkül a gépek nem szolgáltatják a kívánt eredményt. A számítástechnikát ugyan műszakilag hozzá lehet illeszteni a vezetés igényeihez, de a tevékenységet is közelíteni kell az automatizált információ feldolgozó rendszerhez. Az információkat logikus formában kell megadni, az elemzést helyesen és ésszerűen megszervezni, és hozzáigazítani a berendezések műszaki követelményeihez. így a munka előkészítése, tervezési szakasza lényegesen hosszabb, mint maga a feldolgozás, amit a gép végez. Ahol az ügyviteli munkát gépesítik, megfigyelhető, hogy folyamatos (futószalag-rendszerű) munkaszervezést alkalmaznak, szakosítják a végrehajtandó munkafajtákat. Törekszenek a központosításra, szabványosítják a munkamódszereket, csökkentik a személyi állomány szétforgácsolását, a műveletek párhuzamosságát, javítják a végrehajtás ellenőrzését. Az egységesítés és automatizálás azonban nemcsak egy-egy intézmény vagy vállalat érdekeit szolgálja, hanem elősegíti az egyes szervek jobb együttműködését, a kölcsönös információ-áramlást is. Az ügyvitelszervezés tartalma és követelményei A szervezési munkának két fajtáját különböztetjük meg: az átfogó és he lyi szervezést

. Átfogó ügyvitelszervezési feladatokat hajtanak végre például egy-egy ágazat (pl. ipar, mezőgazdaság) területén, vagy különféle ágazatokhoz tartozó azonos típusú szervek (pl. középiskolák, felsőoktatási intézmények)