10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 4. Az ügyvitelszervezés alapjai, az iratkezelés műszaki-technikai feltételei, lehetőségei

vonatkozásában, és átfogó ügyvitelszervezési rendelkezések készülhetnek például a tanácsi szervek számára is. A helyi ügyvitelszervezés körébe egy-egy intézmény vagy vállalat tartozik. Mindkét szinten nagy szerepe van a különféle "típustervek", típuseljárások kidolgozásának. Ilyen típusterveket alakítottak ki és alkalmaznak eredményesen pl. a számvitel, pénzügyi, munkaügyi, személyzeti stb. nyilvántartások területén. Az ü

gyvitelszervezés követelményei tartalmi és formai szempontból csoportosíthatók. Tartalmi követelmények

; a/ Az ügyvitel alkalmazkodjon az intézmény vagy vállalat napi munkájához, műveleti-folyamati rendjéhez. Minden információt nem nyújtó munkakapcsolatot követnie kell egy informáló ügyviteli kapcsolatnak. (Pl. pénz kies befizetésr^faizonylatnak.) 5/ Legyen alkalmas a munkakapcsolatok irányításéra és ellenőrzésére. (Pl. utasításokkal'és jelentésekkel.) c/ Biztosítsa az információ áramlást a vezetők és beosztottak, felügyeleti és alárendelt, valamint egyenrangú szervek; az egyes hivatalok és az állampolgárok között. Formai követelmények

; a/ Az ügyviteli munka dokumentálja az intézmény vagy vállalat egész tevékenységét. b/ Biztosítsa a bizonylatolt adatok megőrzését, a tervek, kalkulációk alátámasztását, elemzését, a teljesítmények elszámolását. Az ügyvitelszervezés fontos lépése a szükséges létszám (a munka személyi feltételeinek) megállapítása. Szem előtt kell tartani azt a szabályt,