10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

2. kötet - 11. Az iratok rendszerezése és rendezése

ról van szó szervetlen fond esetén. Ha az irattárban egyetlen szerv iratai találhatók meg, akkor egyetlen fondót kell kialakítani, ha azonban megszűnt szervek, az ún. jogelődök iratait is átvették, vagy a jogelődök iratai ott maradtak az irattárban, akkor külön-külön fondókat alkotnak. Fontos rendszerezési kérdés az irattárakban az iratanyag elhelyezése, csoportosítása. Központosított iratkezelésnél csak a fondókat különítjük el. Osztott iratkezelésnél, ahol több iktatási, illetve iratkezelő hely van, célszerű, ha az irattárban minden iktatási egységnek külön helye van - egy-egy raktárutca - vagy ha több elkülöníthető helyiségből áll az irattár, akkor külön helyiség. így elérhető az, hogy a főosztályok, osztályok, gyáregységek iratanyaga együtt marad az évek növekvő rendjében. Ahol erre nircs mód, az éveken belül állítjuk fel a szervezeti egységek iratait. Ez esetben azonban feltétlenül törekedni kell arra, hogy minden szervezeti egység ugyanabban az évben adja át iratait, mert különben a raktár rendje nem alakítható ki helyesen. Az iratok rendezése Az iratok rendezésében különféle fokozatokat (szinteket) különböztetünk meg. Ha csak a szervek, szervezeti egységek iratait különítjük el, alapszintről, ha ezen belül az egyes ügyiratokat is rendezzük, középszintről beszélünk. Kivételes esetben rendezhetünk darabszinten is (pl. pauzrajzokat, térképeket stb.) Az elmondottak alapján irattári rendezéskor is kétféle módszert követhetünk: - helyreállítjuk az eredeti irattári rendet - tárgyi vagy egyéb csoportokat alakítunk ki. Az első esetben azt