10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés folyamata

dő szervezeti egység iktathatja, és a kimenő válaszlevélnek is ez lesz az iktatószáma 4 Ha menet közben az iratot más osztály is megkapja, újra nem iktathatja be sem láttamozás, sem véleményezés, vagy más intézkedés esetén. Ha egyegy osztályon az ilyen, átfutó iratok száma magas, érdemes azokról külön naplót vezetni, a megküldés dátumának, az eredeti ügyiratszámnak és az intézkedéseknek rögzítésével. 10. ábra Átfutó iratok naplója (fejrész) Belsp keltezésű iratoknál az önállóan iktató egységek úgy leveleznek egymással, mintha külső szervek lennének. Ha azonban ilyen belső irathoz kimenő levél is kapcsolódik, azon a kezdeményező iktatószámának kell szerepelnie. A kettős iktatás tilalmát

, az iktatás és nyilvántartás ilyen megkülönböztetését az iratok biztonságos őrzése teszi szükségessé. Az iktatáshoz ugyanls minden esetben lerakott, irattárba kerülő iratoknak kell kapcsolódni, a nyilvántartáshoz viszont irat nem tartozik. Példák

: 1. Központi iktatás: LVállalatiratai. _1986. - iktatószám: A659/1986

. - tárgy: a minisztérium kéri X Vállalat éves beszámolóját - ügyintéző: a vezérigazgatói titkárság.