10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés folyamata

vei az irat útjának követését meglehetősen megnehezíti. Ehhez járul még az a gyakori eset, hogy az iktatókönyvben az elözö "iktatószámokat" nem is jelzik, így az irat a továbbiakban már csak tárgya vagy keltezése nyomán azonosítható. Az is előfordul, hogy központosított iratkezelési rendszernél egyes szervezeti egységek ragaszkodnak irataik mégegyszeri, külön iktatásához. Mint a fentiekben láttuk, a többszörös iktatás zavart okoz, mind az ügyvitelben, mind pedig a történeti értékű iratok megmaradásának biztosításában. Ezért javasolható, fogy ha az önálló iktatással nem rendelkező szervezeti egységek úgy látják, hogy munkájuk dokumentálása ílymódon szükséges, nyilvántar tókönyve

t vezethetnek. Ennek rovatai: - átaaás kelte - központi iktatószám és az osztály nyilvántartási száma - honnan, kitől érkezett - az irat tárgya - előadó - határidő, kezelési feljegyzések. (14. sz. melléklet) i Az osztályokon történő nyilvántartás nem tekinthető iktatásnak, csupán az illető szervezeti egység munkájának ellenőrzését szolgálja. Be kell vezetni e nyilvántartókönyvbe a külső féltől érkezett, a belső kezdeményezésű iratokat - ha azokat az osztály érdemi ügyintézésre megkapta - valamint a láttamozás, tudomásulvétel céljából megküldött, ún. átfutó iratokat is. Az ügy elintézésekor írt kimenő levélnek azonban mindig a központi iktatószámot kell viselnie. Osztott iratkezelésnél nem vezetnek külön osztály-nyilvántartókönyvet, hiszen az elintézést igénylő iratok iktatása az osztályon történik. A vállalathoz, intézményhez érkező iratot csak egyetlen, az ügyben érdemben intézke-