10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés folyamata

Az iktatókönyv rovatainak kitöltése Akármelyik iktatási rendszert alkalmazunk, az év elején érkező első irat száma egyes. (Számkeret alkalmazása esetén a számkeret első száma.) az iktatást az év elejétől az év végéig folyamatos - megszakítatlan - sorrendben kell végezni. Célszerű az iktatókönyv sorszámait előre beírni, így elkerülhetjük a a kihagyást, esetleg számtévesztést vagy ismétlést. Rendkívül fontos előírás, hogy egy sorszámon csak egy ügyet szabad iktatni. A dátumot

, azaz irat beérkezésének időpontját minden egyes irat mellett pontosan fel kell tüntetni. Nem szabad ismétlőjelet használni és a rovatot kitöltetlenül hagyni. Külön érdemes megjegyezni, hogy alszámos iktatási rendszer alkalmazásakor az alszám mellett kell az érkezés keltét feltüntetni. A beküldő nevének kitöltésénél betűszavas-: rövidítéseket csak közismert nevek esetén szabad használni, (pl. BM, PM, stb.) Rövidítéseket csak oly módon alkalmazhatunk, hogy abból félreértés semmiképpen ne származhasson (Pl. a Központi Múzeumi Igazgatóság nevét semmi esetre sem jelölhetjük az iktatókönyvben KMI-nek. Ellenben - hogy a név a rovatba kényelmesen beleférjen - Közp. Múzeumi Ig.-nak rövidíthetjük.) Rendkívül fontos a beküldő által megjelölt iktatószám bejegyzése is, mivel ez utólagos reklamáció, érdeklődés esetén, megkönnyítheti a visszakeresést. A tárgy rovatának kitöltésénél a legfontosabb, hogy megfelelő módon határozzuk meg azt, az irat tartalmi jellegének megfelelően. Nem elegendő a formai jegyekre utaló tárgymeghatározás. Nem elégséges pl. a tárgy rovatba csak annyit írni, hogy igazgatói utasítás, fel kell tüntetni, hogy az mire vonatkozik (pl. igazgatói utasítás az iratkezelési szabályzat előírásainak betartására.) Persze, amennyiben lehetséges, a tárgyat minél tömörebben, lehetőleg egy-két szóban fogalmazzuk meg. A lényeg azonban az, hogy abból feltétlenül