10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés folyamata

következtetni tudjunk az irat tartalmára. (Egyébként ily módon tudjuk alkalmazni megfelelő módon az irattári terv tételszámait is.) Az ügyintéző neve rovatban általában csak decentralizált iratkezelés esetén tüntetjük fel az előadó nevét, központosított iktatási rendszer alkalmazásakor csak az ügy elintézésére kijelölt szervezeti egység (osztály, főosztály) neve - esetleg száma vagy betűjele - szerepel. A kezelési feljegyzések rovatban általában vagy az irat elküldésének módját tüntetik fel (postán, ajánlottan, kézbesítővel), vagy a; határidőt, esetleg az irattárba helyezést jelzik. Az elintézés módját másképpen igen nehéz lenne meghatározni. Az irattári elhelyezés ideje rovatban általában a kézi (nem padig a központi) irattárban való elhelyezé dátuma szerepel. Az ügy elintézése után ugyanis az irat még bizonyos ideig - általában két vagy három évig - az átmeneti irattárban marad. Az irattári terv tételszámát pontosan és helyesen általában csak az ügyintéző tudja megállapítani. Ezért az irat tételszámét csak az elintézés után, az átmeneti irattárban való elhelyezés előtt lehet az iktatókönyvbe bejegyezni. (Az irat akkor válik el intézetté és a kézi irattárba elhelyezhetővé, ha az intézkedést a kiadmányozó aláírásával is jóváhagyta.) A kimenő és bejövő iratok iktatása Igen fontos szabály, hogy a beérkező és a kimenő iratokat egy könyvben kell iktatni. Igen elterjedt gyakorlat - főként ipari és kereskedelmi vállalatoknál - a külön kimenő és külön bejövő iktatókönyv használata. Ez a rendszer egy régebbi iratkezelési gyakorlaton alapszik, sok helyen nagyon ragaszkodnak hozzá, mivel így reklamáció vagy érdeklődés esetén könnyebben