10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés folyamata

A költemények felbontása A küldemények felbontásának rendjét a szerv az ügyrendjében, ill. iratkezelési szabályzatában rögzíti. Az iratkezelés rendjéért felelős vezető állású dolgozó által megbízott személy - központi ügyiratkezelés esetén a központi kezelőiroda dolgozója - végzi a postabontást. Decentralizált ügyiratkezelésnél az egyes részlegek (telephely, főosztály, osztály) kezelőirodájának vezetője, ill. annak megbízottja jogosult a postabontásra. Több helyen - decentralizált a vegyes ügyiratkezelést alkalmazó szerveknél is - külön postabontó iroda működik, ahová az esetleg decentralizáltan átvett iratokat is továbbítják. Máshol - főként kisebb iratforgalmú helyeken - az igazgató magának tartja fenn a postabontás jogát. Nem szabad felbontani és közvetlenül a címzetthez kell továbbítani: a/ Azokat a küldeményeket, amelyek felbontásának jogát a vezető fenntartja magának; (A vezetőnek címzett hivatalos küldeményeket annak távollétében helyettese, vagy megbízottja bontja, mivel minden küldeményt érkezése napján nyilvántartásba kell venni. Problémát jelent, hogy a vezetőhöz, illetve a vezetőkhöz érkezett küldemények - abban az esetben is, ha azok nem magánjellegűek - gyakran elkerülik a nyilvántartásbavételt. Ezért az iratkezeléséért felelős vezető állású dolgozóval vagy megbízottjának törődnie kell azzal, hogy az ilyen iratok se "kallódhassanak" el.) b/ A névre szóló maganküldeményeket; (A névre szóló magánlevelet úgy szokták általában megkülönböztetni a hivatalos küldeménytől, hogy ott a személynév az intézmény neve előtt szerepel, mlg a hivatalos küldeménynél - ennek fordítottja áll fenn. Ha azonban kiderül,