Türke Gábor: A Belügyminisztérium irattári anyagába tartozó maradandó értékű, hiteles elektronikus másolatként tárolt digitális iratállomány levéltári átvétele. Levéltári Közlemények, 90. (2019) 99–109.

A Belügyminisztérium digitális iratállományának levéltári átvétele

Az együttműködési megállapodás

A megállapodás értelmében a Belügyminisztérium Központi Irattára az alábbi iratanyagokat adta át a levéltárnak:

• Belügyminisztérium,

1993-2006, 2010-2011;

• Önkormányzati

és Területfejlesztési Minisztérium, 2006. augusztus 1. - 2008. április 9.

• Önkormányzati

Minisztérium, 2008. április 9. - 2010. szeptember 1.;

• Igazságügyi

és Rendészeti Minisztérium rendészeti és büntetőpolitikai szakterület, 2006. augusztus 1.-2010. szeptember 1.

• Turisztikai

Hivatal, 1995-2006.

Összesen mintegy 187,35 ifm-nyi dokumentum került feldolgozásra és a fenti három módozat valamelyike szerinti átadásra,5

ebből 179,708 ifm elektronikus iratátadás volt.

5 E dolgozat csak az elektronikus iratok átadási eljárásával kíván foglalkozni. A papíralapú iratanyag hagyományos átadás-átvételi eljárással került be a levéltárba.

Lényeges kiemelni, hogy ebben az esetben még nem elektronikusan keletkezett állományokról, hanem papíralapú, utólag digitalizált dokumentumokról beszélhetünk.

Az iratoknak három típusa volt:

• Eredetileg

papíralapú iktatókönyvben nyilvántartásba került, a Robotzsaru iratkezelő rendszer archiválási felületén rögzítésre került iratok.

• Eredetileg

a Lotus Notes

iktatórendszerben

rögzített eredeti iktatókönyvi metaadatok exportjából származó Excel-táblázat adatai és a hozzájuk tartozó iratok pdf-formátumú képei.

• A

korábbi KIR3 iktatórendszerből a Robotzsaru rendszerbe migrált adatok.

A három típus leírása nem teszi egyértelműen világossá, hogy a 34/2016. EMMI-rendeletben hivatkozottak közül pontosan melyikről van szó (1-es, 2-es, 3- as vagy 4-es típusú SIP-ek, lásd fentebb). Ezeket a továbbiakban érdemes tisztázni, a levéltári rendszerbe való betöltés során ugyanis fennakadást okozhat a pontatlan definícióból eredő téves típusmegállapítás: a folyamat elején a programnak meg kell adni, mely típusú SIP-pel kell dolgoznia, annak megfelelő paramétereket vár majd az adott fájltól.

A folyamat technikai kivitelezéséhez szükség volt a 451/2016. (XII. 19.) kormányrendeletnek megfelelő, zárt láncú hiteles elektronikus másolatkészítésre. A Belügyminisztériumban a hiteles elektronikus másolatkészítés a következőképpen történt.

103