Türke Gábor: A Belügyminisztérium irattári anyagába tartozó maradandó értékű, hiteles elektronikus másolatként tárolt digitális iratállomány levéltári átvétele. Levéltári Közlemények, 90. (2019) 99–109.
Levéltártan • Az iratot előkészítették digitalizálásra. • Az irat főszámos borítóját ellátták vonalkóddal. • Az iratot főszám szerint szkennelték pdf-formátumban. A fájl megnevezése a vonalkód számával egyezik. • A szkennelt dokumentumot ellenőrizték, hogy hiánytalan-e, és a képek megfelelő minőségben készültek-e el. • Ezután a szkennelt dokumentumot összerendelték a vonatkozó metaadatokkal. • Az újabb ellenőrzés - audit - során megvizsgálták, hogy a metaadatok egyeznek-e a hozzárendelt iraton fellelhetővel, a szkennelt kép egyezik-e az iratanyagéval és a vonalkód is egyezik-e minden felületen. • A folyamat során minden munkanap végén mentést készítettek, valamint egy szúrópróbaszerűen kiválasztott iratanyagon ismételten végrehajtották a fenti audit folyamatot. A Belügyminisztérium részéről 2018 májusában jelezték, hogy végeztek a hiteles másolatok digitalizálási projektjével. Kezdetben szembesültek azzal a problémával, hogy a nagy terjedelmű pdf-ek esetében nem sikerült elhelyezni a jogszabály alapján történő digitális hitelesítési záradékot, azonban ezt egy másik szerver használatával sikerült áthidalni. A SIP-állományokat, mivel a Belügyminisztérium által használt Robotzsaru iratkezelő rendszer korabeli verziója még nem rendelkezett beépített SIP-előállító funkcióval, külön SIP-generáló szoftverrel készítették el. Az elkészült SIP-fájlok ennek következtében, az átadandó iratok három típusát tekintetbe véve a 3-as és 4- es típusba voltak sorolhatóak. Előzetes tesztelési folyamat A levéltár 2018. június 8-án két db DVD adathordozón 10 db SIP-csomagot vett át előzetes tesztelésre Ez még nem minősült tényleges átadásnak, a levéltár munkatársai az adathordozókat kizárólag tesztelési céllal vették át, ez a vonatkozó átadás átvételi jegyzőkönyvben is feltüntetésre került. A tesztelés célozta az adatcsomagok mind informatikai, strukturális, mind levéltárszakmai, tartalmi megfelelőségét. Utóbbi szempontból az illetékes iratőrző osztály munkatársa vizsgálta a fájlokat. A tesztelés során egyes fájlok ellenőrző összege hibás volt, de a javított állományok megküldése után a csomagok rendben betöltődtek. A metaadatok a mintában szereplő irattípusra elégségesnek bizonyultak, azonban a kollégák jelezték, hogy más iratok, pl. testületi ülések anyagai esetén hiányosnak számítanának, nem fednék le a követelményeket. Legnagyobb probléma tartalmi jellegű volt: az iratanyag évkörönként volt felosztva szervezeti egységenkénti bontás helyett. 104
