Szatucsek Zoltán: Az elektronikus iratok kezelése. Budapest, 2017.
3. Az iratkezelés információs rendszerei - 3.2. A központi szolgáltatások - 3.2.1. Elemi szolgáltatások (SZEÜSZ és KEÜSZ) - 3.2.2. Az iratkezelés területén alkalmazott komplex központi szolgáltatások - Az elektronikus dokumentumtárolás – EDT
10 Az iratkezelés információs rendszerei Az EKÜR érkeztető rendszere (KÉR) biztosítja a csatlakozott szervek címére érkezett postai, papíralapú küldemények átvételét, felbontását, érkeztető azonosítóval történő ellátását, a küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakítását, érkeztető nyilvántartásba való bevezetését, a címzett részére elektronikus úton történő megküldését. Az érkeztetés négy meghatározó lépésből áll. 1. Az átvétel során megállapítják, hogy a küldemény címzettje a bekapcsolt szerv, illetve a kül demény nem tartozik-e kivételi körbe. 2. A küldemények felbontására a felbontásra való jogosultság alapján és az időpont megálla pításával kerül sor. Téves felbontás esetén annak dokumentálása és a jogosult számára való továbbítása a feladat. Ebben a fázisban történik a tartalom és valamennyi iratdarab, melléklet meglétének ellenőrzése, a küldeményhez esetlegesen tartozó értékek, pénz, illetékbélyegek megfelelő kezelése. Elengedhetetlen a minősített iratokra való szabályok alkalmazása. 3. Az érkeztetési nyilvántartásban rögzítik a küldemény sorszámát, a feladót, az érkeztetés dátumát, könyvelt postai küldeménynél a postai azonosítót, elektronikus kézbesítési szolgáltatás vagy központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt számot és az érkeztetési azonosítót. Amennyiben a küldeményben különböző címzetteknek szóló iratok vannak, azok önálló érkeztetőszámot kapnak. 4. Megtörténik az elektronikus irat szkennelése, amennyiben lehetséges optikai karakterfelisme rése, képi ellenőrzése. Amennyiben a dokumentum elektronikusan továbbítható, elektronikus aláírással való hitelesítést követően megküldik a címzett iratkezelési szoftverének. A nem digitalizálható küldemények analóg formájukban postázást követően kerülnek a címzetthez. A papíralapú eredetiket a KÉR 180 napig irattározza, ennek során a címzettnek átadásra kerül, vagy ennek elmaradása esetén selejtezési eljárás alá vonják, amelynek végén megsemmisítik. Az elektronikus dokumentumtárolás – EDT Az EDT elsődleges funkciója, hogy a közfeladatot ellátó, elektronikus ügyintézést biztosító szervek iratkezelő és dokumentumkezelő szoftverei és szakrendszerei számára elektronikus dokumentumaik tárolását, hiteles megőrzését, a tárolt iratok sértetlenségének, bizalmasságának fenntartását és tartós értelmezhetőségét (olvashatóságát) lehetővé tevő szolgáltatásokat nyújtson. Az EDT önállóan is igénybe vehető részszolgáltatásai: • Elektronikus Tranzakciós Tár; • Elektronikus Archiválási Tár; • Elektronikus Irattár. A szolgáltatást kizárólag a csatlakozott szervek vehetik igénybe, gépi interfész kapcsolaton keresztül. A szolgáltatáshoz történő kapcsolódást a szervek a csatlakozási szabályzatban található kérdőíven igényelhetik. Az EDT minden olyan igénybe vevő szerv részére lehetőséget biztosít a belső elektronikus ügymenet támogatására, amely már rendelkezik „hivatali kapu”-regisztrációval és elektronikus iratait hitelesen, biztonságosan és hosszú távú olvashatóság biztosítása mellett elektronikus formában szeretné tárolni. A szolgáltató a tárolt elektronikus dokumentumok hosszú távú olvashatóságának és értelmezhetőségének fenntartását egy, az elektronikus dokumentumok fájltípusának azonosítására épülő megoldással, formátumkatalógussal és az egyes fájlformátumok közötti konverziót megvalósító eszközrendszerrel biztosítja.
