Szatucsek Zoltán: Az elektronikus iratok kezelése. Budapest, 2017.

2. Az iratkezelésre vonatkozó jogszabályi környezet

2. AZ IRATKEZELÉSRE VONATKOZÓ JOGSZABÁLYI KÖRNYEZET

Az iratkezelésre vonatkozó jogszabályokat a tananyag más részei kimerítően tárgyalják, ezért ebben a fejezetben az elektronikus iratokra vonatkozó specifikus részekre és az egyes jogszabályok összefüggéseire térünk csak ki. Általánosságban elmondható, hogy az információ a hordozója és a tartalma szerint sokféle, így a kezelésére vonatkozó szabályok egységessége képes biztosítani a szabályozással elérni kívánt célokat. A magas szintű jogszabályok egységes személetben kezelik az információt, az elektronikus iratok kezelésére vonatkozó szabályozás pedig a technológiától függő szabályokat állapítja meg.

Az információkezelésre vonatkozóan a legátfogóbb jogszabály az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.), amely az adatok kezelésére vonatkozó alapvető szabályokat állapít meg, a magánszféra védelmében biztosítva a közügyek átláthatóságát, a közérdekű adatok hozzáférésének biztosításán keresztül. A további szabályozás négy legfontosabb, egymással szorosan összekapcsolódó területe:

• az elektronikus ügyintézés;

• az információbiztonság és adatvédelem;

• a köziratok kezelése;

• a levéltárak szabályozása.

Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény célja az elektronikus ügyintézés széles körű elterjesztése, az eljárások gyorsítása és az adminisztratív terhek csökkentése, az elektronikus ügyintézést biztosító szervek együttműködésének biztosítása, valamint a lakosság számára a korszerűbb és hatékonyabb közszolgáltatások nyújtása. A törvény részletesen meghatározza az elektronikus ügyintézésre köteles szervek, szervezetek és az elektronikusan intézendő ügyek körét. Eszerint 2018. január elsejétől elektronikus ügyintézésre lesz köteles a gazdálkodó szervezet, illetve az ügyfél jogi képviselője. Természetes személy azonban továbbra is csak törvényben kötelezhető elektronikus ügyintézésre. A törvény szabályozza az elektronikus ügyintézésre kötelezett szervek egymás közötti elektronikus kapcsolattartását is, valamint az elektronikus és papíralapú okiratok (más jogszabály által nem érintett) hitelességének szabályait. Az elektronikus aláírásról szóló uniós irányelvet 2014-ben a belső piacon történő elektronikus tranzakciókhoz kapcsolódó elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról szóló rendelet (eIDAS-rendelet) váltotta fel. A törvény az eIDAS-rendelet szabályainak a harmonizációját is megvalósítja. A széles értelemben vett ügyfél – megfelelő átmeneti időszakot követően – a közszférával kapcsolatos valamennyi ügyét egységes felületen, egységes feltételek mellett és logikával, egységes eszközökkel, elektronikus ügyintézés keretében intézheti (Egységes Digitális Ügyintézési Tér). Rögzíti az elektronikus ügyintézés „minimumszabály”-ait (például a kézbesítési szabályok).

Az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) kormányrendelet a törvény felhatalmazása alapján a III. fejezetében szabályozza a papíralapú közokiratról, papíralapú magánokiratról és papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolat készítésének részletes szabályait. Erről részletesebben a Digitalizálás

című fejezetben lesz szó.

Az elektronikus iratok korlátlan kommunikálhatósága egyben korlátlan fenyegetettséget is jelent az illetéktelen hozzáférésen keresztül. A védelmi intézkedések meghatározásához az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvényben meghatározottak szerint