Szatucsek Zoltán: Az elektronikus iratok kezelése. Budapest, 2017.
2. Az iratkezelésre vonatkozó jogszabályi környezet
7 Az elektronikus iratok kezelése az elektronikus információs rendszereket be kell sorolni egy-egy biztonsági osztályba a bizalmasság, a sértetlenség és a rendelkezésre állás szempontjából. Mindennek követelményrendszerét a törvény végrehajtási utasításaként kiadott 41/2015. (VII. 15.) BM rendelet 1. számú melléklete tartalmazza. Az osztályozási szempontoknál a kármérték felmérésére a rendeletben meghatározottak alapján a várható társadalmi-politikai hatás, a személyeket, csoportokat érintő hatások, a közvetlen és a közvetett anyagi károk vizsgálata alapján történik. A szervezetnek az elektronikus információs rendszer bizalmasságának, sértetlenségének és rendelkezésre állásának szempontjai szerint 1–5 értékek között megállapított besorolása alapján kell megvalósítania az adott biztonsági osztályra vonatkozó követelmények alapán előírt védelmi intézkedéseket. Ezek a logikai, a fizikai és adminisztratív intézkedéseket foglalják magukban. A logikai védelmi intézkedések az elektronikus információs rendszerben információtechnológiai eszközökkel és eljárásokkal, programokkal való védelmet jelentik. A fizikai intézkedések a fizikai térben megvalósuló fenyegetések elleni védelmet biztosítják, ide soroljuk a természeti csapások elleni védelmet, a mechanikai védelmet, a jelző- és riasztórendszereket, a beléptető és megfigyelő rendszereket, az áramellátás, zavarvédelem, klimatizálás és tűzvédelem rendszereivel kapcsolatos védelmi intézkedéseket. Végül az adminisztratív intézkedések a szervezési, szabályozási, ellenőrzési intézkedéseket és a védelemre vonatkozó oktatást jelentik. A köziratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény szabályozásának középpontjában a köziratok kezelése és védelme áll. A levéltárak tevékenységének magas szintű szabályozásán túlmenően meghatározza a köziratok kezelésének alapvető fogalmait, beleértve az elektronikus iratokat és az elektronikus irattárat . A törvény írja elő a közfeladatot ellátó szerv számára, hogy elektronikus iratkezelés esetén kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletben meghatározott követelményeknek megfelel, és tanúsítvány nyal rendelkezik. A tanúsító szervek kijelölése az 43/2013. (II. 19.) kormányrendelet alapján történik. Mindkét rendeletet részletesen tárgyaljuk az információs rendszerekről szóló fejezetben. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet egységesen határozza meg a közfeladatot ellátó szervekhez beérkező és az ott keletkezett papíralapú és elektronikus köziratok kezelésének követelményeit, az iratkezelés folyamatát a küldemények átvételétől a levéltárba adásig, a szabályozott elektronikus ügyintézéséi szolgáltatások rendszerébe integráltan. A törvényi szabályozást az irattárak szempontjából is figyelembe veendően kiegészíti a 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről, meghatározva az elektronikus levéltár fogalmát és az elektronikus levéltári anyag megőrzésével és nyilvántartásával kapcsolatos követelményeket. A köziratok esetében az elektronikus iratok levéltárba adásának eljárásrendjét és műszaki követelményeit a 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet szabályozza, amelyről a hosszú távú megőrzésről szóló fejezetben lesz részletesebben szó.
