Szatucsek Zoltán: Az elektronikus iratok kezelése. Budapest, 2017.
1. Információkezelés, iratkezelés
1. INFORMÁCIÓKEZELÉS, IRATKEZELÉS Ha bármely nagyobb szervezetnél körülnézünk, az információkezelés változatos formáival találkozunk. A dolgozók e-maileket küldenek és fogadnak, csoportmunka-alkalmazásokban találják a kollaboratív projektekre vonatkozó dokumentációt, szakmai adatbázisokban rögzítik a főbb tevékenységi körökhöz tartozó nyilvántartásokat, a jogszabályoknak megfelelve iratkezelő rendszerekben iktatják az ügyiratokat. Az információkezelés (információirányítás, Information Governance) fogalmát az elektronikus iratok megje lenése teremtette meg, jelentősen kitágítva a szakterület iratkezelés-orientált tartalmát és fogalomkészletét. Az információkezelés szemléletének meghonosodásával olyan új fogalmak jelentek meg, mint az Enterprise Content Management, Electronic Records Management, Information Management, Information Governance. A gyorsan változó technológia társadalmi környezetében magától értetődő, hogy ezek fogalmi rendszere még nem tisztázódott, és bár nem ugyanazt takarják, de egymástól nem is választhatók el teljesen. Jellemzően egy egyre bővülő szakterület különböző perspektíváit mutatják, s mindben valamelyik kitüntetett komponens (tartalom, adat, irat) kap speciális figyelmet. A levéltárosok Records Managementről szeretnek beszélni, az informatikusok Data Managementről. Az iratkezeléssel szemben az információkezelés sokkal szélesebb kompetenciaterületet ölel fel, a jogi és informatikai szakma koordinált együttműködését igényli. Ide tartoznak olyan szakterületek, mint az információbiztonság, az adatvédelem, a szellemi tulajdonjog, az üzleti intelligencia, az üzletifolyamat-tervezés, az adatbázistervezés, a metaadat-ismeretek, az adattárház-kezelés, az adatminőség-menedzsment, a portálfejlesztés és -üzemeltetés és az alkalmazásüzemeltetés. A szervezet szempontjából is igaz, hogy a tudás: hatalom. Minél több információval, mélyebb és rendszerezettebb tudással rendelkezik az intézmény saját szolgáltatásáról, működéséről és ügyfeleiről, annál pontosabban tudja napi tevékenységét hozzáigazítani az átfogó szervezeti céljaihoz, és ezen keresztül végső soron hozzájárulni ügyfeleinek, az állampolgároknak az elégedettségéhez. Az információkezelés célja a szervezetben kettős. Egyrészt fontos, hogy a formális és informális szabályokon és szabályozókon, eszközökön és rendszereken keresztül maximalizálja a szervezet számára elérhető információkon keresztül a szervezet működési hatékonyságát, másfelől csökkentse az információk helytelen, szabálytalan, visszaélésszerű használatából fakadó szervezeti kockázatokat. A hatékony információkezelés képes biztosítani, hogy a szervezeten belül az információ eljut a megfelelő emberhez, a kellő időben, a felhasználás céljára alkalmas, ideális formában. A közigazgatás egészének szintjén az információkezelés túlmutat az egyes szervezetek működési céljain és a kormányzás hatékonyságának eszközévé, gazdaság- és társadalompolitikai eszközzé válik, támogatva a szolgáltató állam kialakítását, az állampolgárok részére online ügyintézés lehetőségét kínálva. Az iratkezelés az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. Bár ez a meghatározás nem zárja ki az információkezelés sokkal holisztikusabb megközelítését, mégis az iratkezelés hagyományos felfogását erősíti, az információs technológiák, a hálózati és mobilkommunikáció a mindennapokban hétköznapivá vált gyakorlatával szemben. A szervezeten belüli iratkezelés operatív tevékenységei során az iratkezelésben dolgozó szakembereknek egyre nagyobb szakmai nyitottsággal kell megközelíteniük az újszerű információs környezetet, arra törekedve, hogy a technológiai robbanás által létrehozott lehetőségek hatékony használata mellett továbbra is megmaradjon a közigazgatás megbízhatósága és kiszámíthatósága. Ezt a kiszámíthatóságot – a felkészült szakemberek mellett – a jogszabályok harmóniája biztosítja.
