Szatucsek Zoltán: Az elektronikus iratok kezelése. Budapest, 2017.
7. Hosszú távú megőrzés és az elektronikus levéltár - 7.4. A hosszú távú megőrzés konceptuális modellje
21 Az elektronikus iratok kezelése 7.4. A hosszú távú megőrzés konceptuális modellje A levéltárak szerepvállalását az iratkezelés folyamatának támogatásában a nyolcvanas évek második felétől az informatikai technológiák rohamos terjedése tette különösen fontossá. Az elektronikus iratok tartalma, struktúrája és kontextusa ugyanis nem ragadható meg közvetlenül, technológiai segédeszközök nélkül. Amellett, hogy fizikailag sérülékenyek, intellektuálisan is instabilak, könnyen manipulálhatók, kikezdhető a hitelességük, mind ami integritásukat, mind ami autenticitásukat illeti. Életciklusuk nem feltétlenül kötődik egyetlen iratképzőhöz vagy jól definiált iratkezelési folyamathoz, erősen függ viszont a gyorsan avuló technológiától, amely létrehozta őket, következésképp – szemben a papír alapú iratokkal – nem tarthatók meg hosszú távon eredeti állapotukban. Az Nyílt Archívum Információs Rendszer modelljét (Open Archival Information System – OAIS) fejlesztő Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS) 1982-ben alakult azoknak a nemzeti űrügynökségeknek a fórumaként, amelyek érdekeltek voltak az űrkutatást támogató adatkezelési szabványok fejlesztésében. Rögtön a munka elején kiderült, hogy a szabvány messze túlmutat az űrügynökségek feladatain. A referenciamodell általában fogalmazott meg kérdéseket az elektronikus információ hosszú távú megőrzésével kapcsolatban, túlmutatva a szakmai határokon. Az elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzését végző intézmények által jelenleg használt OAIS referenciamodellt 2001-ben véglegesítették, és a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet ISO 14721:2003 számú szabványként jegyezte be. Az OAIS modell sikere abban rejlik, hogy a számítógép kapacitásának, a sávszélességnek és a számítógépes hálózatoknak az elképesztő növekedése robbanásszerűen megnövelte azoknak a szervezeteknek a számát is, amelyek digitális információ terjesztésével foglalkoznak. Az információ megőrzése digitális formában sokkal nehezebb, mint volt papíron vagy mikrofilmen, ami nemcsak a könyvtárak és levéltárak problémája, de sok egyéb szervezeté is, amelyek korábban nem gondolták volna, hogy tevékenységüket archiválási funkcióval kell kiegészíteni. A Nyílt Levéltári Információs Rendszer (Open Archival Information System – OAIS) megfogalmazza a hosszú távú megőrzést biztosítani képes archívum minimális követelményeit. Fogalmi és koncepcionális keretet állít fel a levéltárak és egyéb szervezetek részére, emellett nyitottá teszi az archívumot abban az értelemben, hogy interoperábilis működésén keresztül az információ akkor is megmarad, ha a levéltári intézmény megszűnik létezni. Az OAIS modell az évek során két újabb családtaggal bővült. Az iratképző és az archívum kapcsolatát leíró Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS/ISO20652) egyfajta folyamatleírás, amelyben az iratok létrehozásáért felelős iratképző és az archívum közötti interakció kerül részletesebben leírásra, főleg annak okán, hogy az OAIS modell folyamatai csak a befogadásnál kezdődnek. A Trustworthy Repositories Audit & Certification (TRAC/ISO16363) szabvány pedig az archívum megfelelőségének ellenőrzését támogatja, az OAIS modellen alapuló ellenőrzőlistával. Az OAIS szabvány két legfontosabb területe az információs modell és a folyamatmodell. A folyamatmodell a következő folyamatokat foglalja magában: Átvétel. A levéltári iratátvétel három fázisa – az érkeztetés, az ellenőrzés és az elsődleges feldol gozás – biztosítja az eredeti iratok fogadását, visszaigazolását, a formátum, a metaadat és a dokumentációs szabványoknak való megfelelőségét, minőségi ellenőrzését, hitelességét, a levéltári metaadatok hozzáadásával az elektronikus levéltári őrzési egységek létrehozását (Archival Information Package). Adatkezelés. Az OAIS Data Management funkciója valójában azoknak a folyamatoknak az összes sége, amelyek a levéltári reálfolyamatok információkezelési rétegét jelentik, vagyis, leegyszerűsítve, azt az informatikai infrastruktúrát – nem ideértve a tárolást –, amely az elektronikus levéltárat támogatja. Megőrzéstervezés. A megőrzéstervezés az a funkció, amely azt hivatott biztosítani, hogy a sérü lékeny elektronikus iratok az Elektronikus Levéltár teljes életciklusa alatt értelmezhetők legyenek. Ennek érdekében aktív monitoring, tervezési, szabályozási tevékenységet valósítanak meg. Ennek eredményét megőrzési stratégiákon keresztül és egyedi állományvédelmi beavatkozásokon keresztül ülteti át a gyakorlatba. Az 1. ábrán a megőrzéstervezés funkcióinak összefüggéseit ábrázoltuk.
