Papanek Ferenc: Digitalizálás és honlapkészítés a Váci Püspöki és Káptalani Levéltárban. Levéltári Szemle, 70. (2020) 3. 63–72.
64 Levéltári Szemle 70. évf . A digitalizálás folyamata A digitalizálási folyamat kezdete a legtöbb esetben az iratok beszállítása volt. Különbséget kell tenni a levéltárban lévő iratok, és egyéb hordozók, valamint a levéltáron kívül lévő iratok között. Először a plébániahivatalokban őrzött anyakönyvi köteteket digitalizáltuk, amelyek a kutatók számára általában nehezen elérhetőek. A plébániákon való kutatás sok utazással járt, a kutatási helyszíneken pedig szükséges volt biztosítani a felügyeletet. Ennek az eljárásnak mindkét oldalról idő- és költségvonzata volt, ezért a legtöbb esetben a plébánosok is örültek, hogy az anyakönyvi kutatás feladatkörét a levéltár átveszi. Ezzel párhuzamosan nőtt az adatok biztonsága is, hiszen a rendszer garantálja, hogy a védett időn belüli iratokhoz nem fér hozzá senki, így csökken a visszaélés lehetősége is. A levéltár a digitális szolgáltatás mellett törekszik a kutatóknak alapvető tanácsokkal is a segítségére lenni, amit egy plébániai adminisztrátortól nem biztos, hogy megkapna – értve ezalatt például az egyes plébániák múltbeli hovatartozását, vagy egyes plébánosok életútját. Ebből a szempontból a tartalomszolgáltatás mellett a levéltár – erejéhez és a munkaerő egyéb feladataihoz mérten – egyfajta „szaktanácsadással” is foglalkozik. A beszállítás pontos időbeosztással, eltervezett útvonalon valósult meg, amit az intézmény a plébánosokkal előzetesen egyeztetett. Így egyszerre több plébánia anyakönyvei és egyéb kötetei kerülhettek az intézménybe. A beszállított iratanyagról átadás-átvételi jegyzőkönyv is készült, elkerülendő az egyes kötetek elkeveredését vagy levéltárban felejtését – ami ennek ellenére mégis előfordult, de a jegyzék alapján gyorsan korrigálható volt. Szállítás közben is ügyelni kellett arra is, hogy a kötetek ne keveredjenek össze, mert a szétválogatásuk később felesleges plusz munkával járt volna. A beszállítás pozitívumaként értékelhető, hogy a visszaszállításkor a dokumentumok már rendezetten kerültek vissza a plébániára, a digitális segédletek pedig lajstromnak is tekinthetők. Kezdetben némi bizalmatlanságot és távolságtartást tapasztaltunk a plébánosok, illetve az adminisztrátorok részéről, ami érthető is volt az őrzött anyag értékét és a benne található adatok érzékeny voltát tekintve. Épp ezért előfordult, hogy egy helyre többször is ki kellett mennünk, mert közben kiderült, hogy „van itt még más is”. Persze ahogy haladtunk, úgy „terjedt a hírünk” a papság körében. A bizalmatlanság a negyedik-ötödik kiszállás után érezhetően mérséklődött, és egyre segítőkészebbnek bizonyultak irányunkban. Hatékonyságunkat nagyban növelte, hogy az „amit adnak” vagy „amit találunk” mellett előkerült a félelmetes „fehér könyv”, Dóka Klára felmérése is,1 amely alapján meg tudtuk mondani, 1 A Magyarországi Katolikus Egyház levéltári anyagának fondjegyzékei, Plébániai levéltárak A, B, C, szerk.: Dóka Klára, Bp., 1987. Papanek Ferenc
