Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.7. AZ INTERNET ALKALMAZÁSA • KÖRMENDY LAJOS - 7.7.2. Levéltári honlapokkal kapcsolatos ajánlások és elvárások
702 ■ 7. Levéltári informatika ■ Levéltári iratok leírása (adatbázisok) A levéltári iratok leírása jelenti a honlap legfontosabb szakmai részét. A nagyobb közlevéltáraknak arra kell törekedniük, hogy az összes rendelkezésre álló, jó adatminőségű segédletet, nyilvántartást egy elektronikus rendszerben egyesítsék. Elektronikus segédletként nem lehet megelégedni sem a fond- és állagjegyzékkel, sem az egyszerű szövegfájlokkal, mert csak primitív keresést és listázást tesznek lehetővé. Online, adatszintekre tagolódó, strukturált keresést lehetővé tevő adatbázisra, illetve azt működtető szoftverre van szükség a megfelelő kutatáshoz. A szintek lehetővé teszik a rugalmas adatbővítést, azaz mélyebb (például tétel- vagy darab-) szinten feldolgozott adatok éppúgy bekerülhetnek a rendszerbe, mint fond- vagy állagszintűek. Gondot kell fordítani arra, hogy a kutató levéltári elvek szerint rendezett adatokat lásson a képernyőn, ha a keresése sikeres volt (felső szintek kijelzése). Ugyancsak fontos, hogy különböző adatszinteken böngésző keresést is lehessen folytatni. Belátható időn belül minden levéltárnak össze kell kötnie a digitális iratképállományát az elektronikus segédleteivel, mert csak így teljesíthető az a társadalmi elvárás, hogy a levéltár nyisson egy „virtuális kutatótermet”. A közeljövőt illetően elvárható lenne, hogy néhány éven belül a levéltári intézmények minden fondjáról készüljön és váljon hozzáférhetővé szakszerű, elektronikus leírás. A kisebb levéltárak pénzügyi és informatikai lehetőségeit nyilvánvalóan meghaladják a fentebb leírt követelmények. Összefogással, azaz közös fejlesztéssel vagy már meglévő nagyobb rendszerhez való csatlakozással azonban ők is magas szintű szolgáltatást nyújthatnak. Az összefogás megkönnyítené magát a leírási feladatot is, mert nagyon sok típusanyagot (például közgyűlési iratokat, alispáni iratokat, urbáriumokat vagy egyház-látogatási jegyzőkönyveket) őriznek a levéltárak, és a leírás általános részét csak egyszer kellene megírni, és azt minden típusanyagnál lehetne használni. Előtte azonban meg kellene állapodni egy minimális leírási szabványban, ami megkönnyítené a retrospektív adatfeldolgozást (azaz a már meglévő segédletek adatainak átemelését a rendszerbe) és az adatcserét. Lehetővé kellene tenni más levéltárak adatainak a megismerését, hiszen a keresett tényre, eseményre vagy személyre másutt is őrizhetnek adatokat. A linkek erre nem nagyon alkalmasak, mert egy másik honlapra való átlépés után elölről kell kezdeni a keresést. A már részben megvalósult, de komoly továbbfejlesztést igénylő egységes elektronikus levéltári nyilvántartás (E-Archívum - lásd a 7.5.2. pontot) jó keretet kínálna a levéltárak adatbázisainak integrációjára. A levéltári anyag leírását jól kiegészíthetik a kutatási segédanyagok: adattárak, katalógusok, sematizmusok stb., természetesen csak akkor, ha az elektronikus megjelenítést a szerzői jog lehetővé teszi. ■ Dokumentumgyűjtemények A levéltárnak időről időre ajánlott összeállítani az anyagából egy, a szélesebb publikumnak szóló, érdekes témájú, népszerűsítő tudományos stílusban megírt tanulmányokkal ellátott, gazdagon illusztrált dokumentumgyűjteményt. A tematikát a
