Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.5. ELEKTRONIKUS NYILVÁNTARTÁSOK • KÖRMENDY LAJOS - 7.5.2. Az E-Archívum - 7.5.2.1. Törzskönyv
678 ■ 7. Levéltári informatika 7.5.2. Az E-Archívum Az E-Archívumot tartalmazó installációs CD-t és a rendszer leírását minden magyar közlevéltár megkapta 2006-ban, tehát megvan a lehetőség arra, hogy ezekben az intézményekben egységes és teljes nyilvántartásokat vezessenek, a megvalósítás az elkövetkezendő pár évben történhet meg. Még a rendszer fejlesztése előtt viták folytak arról, hogy központi vagy osztott rendszer készüljön-e. A központi rendszer hívei szerint egy országos rendszernek kellene futnia egy központi számítógépen, a nyilvántartást vezető intézmények dolgozói interneten keresztül kapcsolódnának ehhez a rendszerhez, töltenék fel a saját nyilvántartásukat adatokkal, illetve kérdeznének le adatokat. Egy megfelelő jogosultsági rendszerrel elérhető, hogy mindenki csak az őt illető adatokat lássa és használja. A központi, minden közlevéltár adatait tartalmazó adatbázis publikus adatai természetesen hozzáférhetők lennének a világ kutatói számára is. Az osztott rendszer hívei szerint a külön-külön vezetett adatbázisok nagyobb biztonságban lennének, az intézmények nyilvános adatainak egyesítése pedig időről időre megvalósítható adatexporttal, az így egyesített adatbázist egy központi gép működtethetné a világhálón. Ami megvalósult, az egy olyan osztott rendszer, amelyben nincs közös adatszolgáltatási lehetőség. Ezzel a magyar levéltárak egy mintegy 15 évvel korábbi, az internetes áttörés előtti korszak szemléletének megfelelő rendszert honosítottak meg, ahol minden intézmény maga építi az adatbázisát, szolgáltatja az adatokat, levéltárközi integrációról pedig nincs szó. A XXI. század elejének archivisztikája viszont már nem erről szól, az Európai Unió évente közgyűjtemények számára kiírt pályázatok sorát finanszírozza sok-sok eurómillióval, amelyek központi elve éppen ez az integráció: adatok (adatbázisok), intézmények (múzeumok, könyvtárak, levéltárak), országok, tájegységek (régiók) adatainak egyesítése. Az E-Archívum egy belső hálózatban működő rendszer, ami akár egy számítógépre is telepíthető, ilyenkor a hálózati funkciók természetesen nem működnek. A Magyar Országos Levéltárban működik egy webes felület is, amely a levéltári iratok nyilvános adatait teszi hozzáférhetővé a világhálón. Ez a felület csak keresési funkciót működtet. 7.5.2.1. TÖRZSKÖNYV A NKÖM-rendelet csak a fentebb felsorolt nyilvántartások elektronikus vezetését írja elő, az E-Archívum kidolgozói viszont ennél jóval ambiciózusabb célt tűztek ki maguk elé. A rendszer nyilvántartásai ugyanis sokkal több adatot tartalmaznak, mint amit a jogszabály előír, sőt a regisztereken kívül segédletek, adatbázisok integrációját is lehetővé teszi. A törekvés nyilvánvaló és helyes: a lehető legtöbb és legszélesebb adattartományú nyilvántartást és segédletet kell egy rendszerbe foglalni. Jól mutatja ezt a szemléletet az E-Archívum törzskönyvi része.
