Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.

7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.5. ELEKTRONIKUS NYILVÁNTARTÁSOK • KÖRMENDY LAJOS - 7.5.2. Az E-Archívum - 7.5.2.1. Törzskönyv

7.5. Elektronikus nyilvántartások ■ 679

A rendelet a következő adatok vezetését írja elő:

♦ a fond törzsszáma, címe, évköre,

♦ a fond állagainak jelzete, címe, évköre,

♦ a fond vagy állag terjedelme,

♦ a fond vagy állag raktári helye,

♦ a letéti szerződés (ha van) adatai, az ezzel kapcsolatos korlátozások,

♦ az adatokban történt változások.

Az E-Archívum a fentieken túl a következő adatok rögzítését teszi lehetővé:

♦ korlátozások (nem csak letétek esetén),

♦ referenciák,

♦ kapcsolódó irategységek,

♦ naplótételek,

♦ fondismertetés, azon belül a létrehozó adatai, a fondképző története, jogszabályi hivatkozások, hatáskörök, szervezeti felépítés, ügykörök, tárgykörök, irattípusok, publikációk, a használat módja, fizikai jellemzők, nyelv,

♦ segédletek, rendezettséggel, állványozással kapcsolatos adatok.

A magyar levéltári elmélet és gyakorlat szerint a törzskönyv egy olyan fond- vagy állagszintű nyilvántartás, amely a fondokat kialakításuk sorrendjében, általában a törzsszámok emelkedő számrendjében rögzíti a legfontosabb adataikkal. Ez teszi lehetővé, hogy a levéltáros az újonnan kialakítandó fondnak vagy állagnak az éppen soron következő törzsszámot adja ki. Az E-Archívumban a törzslapok sorrendjét az Áttekintő törzskönyvi struktúra c. menüpont alatt nézhetjük meg, ahol viszont a törzslapok ideális vagy más néven levéltári rendjét kapjuk (17. kép), körülbelül azt, amit egy fond- és állagjegyzék mutat (az évkör és a terjedelem hiányzik).

Az áttekintő törzskönyvi struktúránál látható, hogy a rendszer a levéltári informatikában immár általánosan használt szintrendszerre épül. Az elv helyes, a meg-17. ■ E-Archívum, Áttekintő törzskönyvi struktúra