Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.5. ELEKTRONIKUS NYILVÁNTARTÁSOK • KÖRMENDY LAJOS - 7.5.1. A NKÖM-rendelet
7.5. Elektronikus nyilvántartások ■ 677 7.5. ELEKTRONIKUS NYILVÁNTARTÁSOK ■ KÖRMENDY LAJOS 7.5.1. A NKÖM-rendelet Az Ltv., illetve a NKÖM-rendelet különböző nyilvántartások vezetését írja elő, ezek között vannak adminisztratív jellegűek, mint például a köz- és a nyilvános magánlevéltárak fontosabb adatainak (név, cím, alapító okirat, kutatótermek stb.) regisztere, illetve levéltári iratok adatait tartalmazó szakmai nyilvántartások, amelyek közül többet a következő (7.5.2.) pontban fogunk ismertetni. A NKÖM-rendelet az adatok szintjéig lemenően tárgyalja azokat a szakmai nyilvántartásokat, amelyeket a közlevéltáraknak 2006-tól kezdődően elektronikus módon kell vezetniük (6. § és 34. § - a nyilvántartásokat, többek között a nyilvántartandó adatokat is részletesen taglalja az 5.2.3. pont). Ezek a következők: ♦ szervnyilvántartás ♦ törzskönyvi nyilvántartás ♦ gyarapodási (más néven: növedéki) napló ♦ fogyatéki napló ♦ letéti napló ♦ raktári jegyzék ♦ kölcsönzési napló ♦ átmeneti napló A jogalkotó kettős célt kívánt elérni az előírással. Egyrészt - a korábbi, kedvezőtlen tapasztalatokból okulva - el kívánta érni, hogy a levéltárak egységes, megfelelő szakmai munkát garantáló nyilvántartásokat vezessenek, másrészt - az elektronikus vezetés kényszerének előírásával - meg kívánta teremteni a nyilvántartások integrálásának lehetőségét. Az előzőekben láttuk, hogy az informatika hallatlan előnye abban áll, hogy integrációs erejének köszönhetően egyesíthetőkké válnak a különböző intézmények segédletei, elmosódnak a különbségek adatbázisok, valamint kéziratos és nyomtatott segédletek között, átjárás nyílik a segédletek és a nyilvántartások között. A fentebb felsorolt nyilvántartások között több olyan is van, amelyik segédletként is funkcionálhat. Ha például a törzskönyvi nyilvántartás főbb adatait (35. §) levéltári rendbe állítjuk, akkor fond- és állagjegyzéket kapunk, ha pedig ehhez hozzátesszük a 40. §-ban részletezett áttekintő raktári jegyzék adatait, akkor repertórium áll a rendelkezésünkre. A NKÖM-rendelet a Magyar Országos Levéltárat jelölte ki a nyilvántartások elektronikus vezetését lehetővé tevő rendszer (szoftver) kidolgozására. Az alább következő bemutatás és elemzés során láthatjuk, hogy a fejezetünkben korábban kifejtett alapelvek és követelmények hogyan valósulnak meg egy konkrét rendszerben. (Az elemzés a rendszer 2008. márciusi állapotát tükrözi.)
