Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.

7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.3. LEVÉLTÁRI INFORMÁCIÓ ÉS LEÍRÁS • KÖRMENDY LAJOS - 7.3.2. A levéltári leírás - 7.3.2.2. Az ISAAR(CPF)

7.3. Levéltári információ és leírás ■ 659

♦ Kapcsolódó anyagok (az eredeti iratok őrzési helye, másolatok megléte és helye, kapcsolódó irategyüttesek, publikációk).

♦ Megjegyzés (egyéb információk).

♦ A leírásra vonatkozó információk (a levéltáros megjegyzése, szabályok, szabványok, dátum).

Az ISAD(G) szerint a levéltári iratokat felülről lefelé, azaz a nagyobb irategyüttesektől a kisebbek felé haladva kell leírni (tehát először a fondot, majd az állagait, majd az állagok sorozatait stb.). Minden szinten csak az ott releváns információt kell megadni. (Tehát például egy fondnál a fond egészére vonatkozó adatokat, az állagainál pedig csak a rájuk vonatkozó információt kell közölni.) Ezzel elkerülhetővé válik az adat- vagy információismétlés.

Az ISAD(G) koncepciója az iratszinteken alapul, az általa leírt iratanyagnál pontosan be kell mutatni a vertikális és a horizontális kapcsolatokat. Pontosan feltérképezi a levéltári anyag mikrostruktúráját (a fondtól az iratig), viszont nem említi a makrostruktúrát. Ennek ellenére az adatmezői lehetővé teszik, hogy a levéltári makrostruktúra irategyütteseit is leírhassuk. Nemcsak azért lenne ez kívánatos, mert így teljes a rendszer, hanem mert ezeken a magas szinteken is nagyon sok fontos információ van. Például egy holdingba tartozó vállalatok fondjai egy levéltárat (fondcsoportot) alkotnak, a holding történetét és a vállalatok kapcsolatait ezen a szinten a legjobb leírni.

Az ISAD(G) a provenienciaelven alapszik, figyelembe veszi a levéltári információ/anyag törvényszerűségeit, és kiegyensúlyozott leírást ajánl a három alkotórészre (azonosító, tartalom és struktúra, kontextus). Alkalmazása lehetővé teszi, hogy egyszer írjuk le a levéltári anyagot, és az így létrejött információs bázisból számítógép segítségével bármiféle segédletet (alkalmazást) készítsünk. Használata arra kényszeríti a levéltárosokat, hogy újragondolják az állományuk rendszerezését, cserébe viszont egy rendkívül hatékony eszközt kapnak a levéltári anyag feldolgozására és kommunikálására.

Az ISAD(G) nagy sikert ért el a nemzetközi levéltári közösségben, és ennek az oka az volt, hogy a szabvány a levéltártudomány legmélyebb rétegeibe hatolt be, figyelembe vette a levéltári információ alapvető jellemzőit, olyan leírási struktúrát hozott létre, ami megfelelt a levéltári anyag rendszerének. Felismerte és alkalmazta a provenienciaelv, a világszerte a legszélesebb körben elfogadott és alkalmazott elv szabályait, ezért nyelvtől, történeti és adminisztratív hagyományoktól, jogi környezettől stb. függetlenül lehet használni.

7.3.2.2. AZ ISAAR(CPF)

Az ISAD(G) megjelenése után alig egy évvel (1996-ban) a Nemzetközi Levéltári Tanács elfogadott egy másik dokumentumot, a jogi és természetes személyek, valamint családok leírásának nemzetközi szabványát (angolul International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, a rövidíté